10 maneras de ser un gran asistente administrativo

Como asistente personal o administrativo, el suyo es uno de los componentes más importantes (y menos valorados) de una operación exitosa. Aquí hay 10 maneras de ser un excelente asistente administrativo y hacerse notar por todo el trabajo increíble y crucial que realiza.

1. Mostrar competencia básica

Esto cubre lo básico. Debe ser sólido en todo, desde habilidades básicas de oficina y organización, software necesario, todos los programas de procesamiento de textos, creación y administración de bases de datos, habilidades de comunicación, trato telefónico, ortografía, gramática, puntuación, programación, nómina, elaboración de presupuestos, generación de informes, contabilidad básica, pedido de suministros, etc., etc. Piense en esto como su mínimo absoluto en lo que respecta a las habilidades y la experiencia, luego amplíelo, en lugar de considerarlo como una lista de verificación rudimentaria. Desea que todas estas casillas estén marcadas, y bueno, antes de que pueda sentirse cómodo llamándose bueno en su trabajo. Luego construya sobre ellos y mejore aún más y más competente.

2. Comunicar

Esta es una habilidad absolutamente clave y crucial para los asistentes. No solo seas bueno en eso, sé genial en eso. Ahí es donde debe establecerse su listón. Ya sea que esté hablando con clientes o con el jefe de su jefe por teléfono, sea agradable, encantador y preciso. Sonríe, incluso cuando no lo dices en serio, e incluso cuando nadie puede ver. Podrán escucharlo en tu comportamiento y puede marcar la diferencia. Será un placer hablar con él por teléfono y en persona. Sea alguien a quien la gente se sienta aliviada cuando tiene un problema que necesita solución.

3. Puntee sus ‘i’

La organización y la atención al detalle son dos habilidades que probablemente ya estén en su currículum, ¡y en el de todos los demás! Debe convertirlos en las piedras angulares de toda su perspectiva laboral. Prestar atención. Sea meticuloso. Encuentre un sistema que sea eficiente, basado en el sentido común y que funcione para usted. Sea la máquina mejor engrasada posible. Cuando haya alcanzado la eficiencia óptima, intente mejorarla aún más.

4. Administra tu tiempo

Otra habilidad que a todos les gusta promocionar en sus currículos. Pero absolutamente debes poseer este. La mitad del tiempo no solo estarás administrando tu tiempo, pero el tiempo de su jefe. O la de la empresa. Tendrás que gestionar todo esto mientras te gestionas a ti mismo y a tus proyectos y plazos. Conviértete en un maestro malabarista. Sepa cuándo puede agregar otro leño al fuego y cuándo debe delegar o rechazar.

5. Conoce tu industria

No es suficiente conocer su oficina por dentro y por fuera. Si no está pensando más allá de su espacio de trabajo inmediato y su empresa, solo será un asistente administrativo. Muchas cosas específicas de la industria que puedes aprender en el trabajo. Solo asegúrate de aprender rápido. Prestar atención. Hacer preguntas. Ponerse en forma en su tiempo libre. Después de la semana dos, usted debe ser el que responda las preguntas. Después de algunas semanas, sea lo suficientemente bueno como para ser un recurso para su jefe, en lugar de que sea al revés.

6. Perfecciona tus herramientas

Dependiendo de lo que contenga su caja de herramientas particular, aprenderá muy rápidamente lo que necesita saber. Ya sea Quicken o Excel, tome un curso de capacitación, obtenga habilidades de ninja Jedi que lo conviertan en un mago en esa herramienta. Llegará un momento en que su gran cantidad de conocimientos adicionales salvará el día.

7. Sea un profesional consumado

No se limite a vestirse bien para el trabajo y ser profesional. Vístase de manera consistente y perfecta para lo que está haciendo y con quién está trabajando. Luzca bien: cuanto más profesional se vea, más respeto ganará sin tener que hacer mucho. Y sé absolutamente firme en tu compromiso de ser un profesional. Esta reputación de confiabilidad y respetabilidad solo lo ayudará a medida que avanza.

8. Sea confiable

Ya sea que esté lidiando con políticas retorcidas en la oficina o tenga que mediar en las preocupaciones entre compañeros de trabajo o simplemente esté escuchando a las personas expresar sus problemas, sea una bóveda. No hables mal de nadie a sus espaldas. Ganar la confianza de la gente. Mantener la integridad y la dignidad. Y maneje siempre los documentos, asuntos y conversaciones confidenciales con el mayor tacto. Ser una bóveda. La confianza de sus colegas y superiores es algo valioso.

9. Cultiva el buen juicio

Usa todas esas habilidades de tu clase de filosofía de pregrado. Perfecciona tu razón y tus habilidades de pensamiento crítico. Aprenda a analizar los problemas, anticiparse a las complicaciones y las necesidades. Hágase hábil en saber delegar, a quién pedir ayuda. Y aprende a hacerlo sin mucha dirección desde arriba. Tu jefe te agradecerá que hayas apagado tantos incendios por tu cuenta.

10. Sea un jugador de equipo

Esto suena cursi, pero realmente es imprescindible. Pellizca cuando puedas. Haz el trabajo que todos los demás están haciendo como una patata caliente. Y hazlo con una sonrisa en la cara. Tendrás un montón de favores que puedes pedir en un apuro. Además, impresionarás a tu jefe con tu iniciativa. Trate de nunca pronunciar las palabras “pero ese no es mi trabajo”.

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