5 consejos para mejorar sus reuniones en línea

Incluso antes de 2020 y COVID, la cantidad de reuniones en línea aumentaba a medida que más y más personas elegían trabajar en casa, trabajar por cuenta propia o colaborar con personas en otras partes del mundo. Pero ahora que nos enfrentamos al menos a unos meses más de vivir la vida virtualmente, es hora de resolver, de una vez por todas, el dolor de las reuniones en línea.

Conoces el sentimiento. Reuniones que son demasiado largas, reuniones en las que las personas hablan unas de otras. Reuniones en las que alguien olvida silenciar su micrófono.

El hecho es que no todos se sienten cómodos celebrando o asistiendo a reuniones que tienen lugar frente a una pantalla.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de realizar reuniones de video buenas e inclusivas?

¿Por qué las reuniones virtuales son más exigentes que las reuniones presenciales?

Realizar buenas reuniones a distancia es importante para todos los involucrados. Cuando la reunión se lleva a cabo a distancia, la falta de lenguaje corporal y expresiones faciales de las personas, así como las fallas técnicas, pueden generar malentendidos y confusión. Pero no dejes que eso te asuste.

Todo lo que necesita hacer para que las reuniones a distancia sean exitosas es una pequeña estructura.

Cada reunión se beneficia de tener un líder de reunión que se asegura de que todos puedan hablar y que la información se comparta correctamente.

Es por eso que reunimos 5 consejos para ayudarlo a realizar reuniones virtuales eficientes y efectivas.

presentación

1. Incluir a todos

En los videoencuentros con varias personas, el diálogo no fluye de la misma forma que en los encuentros cara a cara. Habrás notado esto: las personas se interrumpen accidentalmente porque nos perdemos la señal social, esa toma de aire antes de que alguien esté a punto de hablar, eso significa que terminamos pisando los pies de nuestros colegas con más frecuencia de lo normal.

Para combatir esto, deberá hacer un esfuerzo más activo para dar a todos el espacio y el tiempo para hablar.

Una forma de hacerlo de manera eficaz es mediante la técnica de las “palomitas de maíz”, en la que el organizador de la reunión elige a alguien para que hable y esa persona elige a la siguiente persona hasta que todos en la reunión hayan hablado. Este tipo de técnica es perfecta si realiza una reunión de control diaria, necesita una actualización sobre el estado de un proyecto o simplemente quiere asegurarse de que todos los que están en la sala tengan noticias.

Si está ejecutando algo más informal, intente usar preguntas directas. En lugar de “Entonces, ¿qué piensan todos?” Identificar a alguien. “¿Qué piensas, Sara? ¿Estás de acuerdo, Miguel? De esa manera, las personas saben que hay espacio para ellas en la conversación.

Hacia el final de las reuniones, pida a todos los asistentes a la reunión que contribuyan con una sugerencia o comentario sobre el tema de la reunión. De esa manera, puede asegurarse de que todos hayan contribuido y se hayan sentido incluidos durante la reunión.

2. Comience con una pequeña charla

Comience cada reunión con una breve charla informal con todos los participantes, para asegurarse de que todos se sientan involucrados desde el principio. Puede facilitar hablar más tarde, para aquellos que no están familiarizados con las reuniones a distancia.

No olvide consultar con las personas: cómo se sienten, cómo va su mañana. Por el momento, no podemos encontrarnos en la cocina o en el enfriador de agua. Muchas personas se están perdiendo estas pequeñas interacciones, normalmente intrascendentes.

Al comenzar sus reuniones con un simple “cómo están todos”, puede asegurarse de que esa pequeña charla se recree en la mayor medida posible. En estos tiempos difíciles, son las pequeñas cosas las que importan.

estructura

3. Tener una estructura de reunión clara

Tenga una agenda clara y distribúyala antes de la reunión para que todos puedan prepararse. Dé la palabra a una persona a la vez para evitar hablar entre sí y perderse información importante. Esto es probablemente lo que hizo antes de tener que comenzar a trabajar de forma remota, pero aquí es donde las reuniones remotas tienen una ventaja. Hacen que mantener una estructura de reunión clara sea más fácil que nunca.

Cuando alguien no está hablando, o hay ruido de fondo al final, puede hacer un buen uso del botón de silencio. Las pequeñas interrupciones y los ruidos de fondo que pueden resultar irritantes durante las reuniones pueden eliminarse fácilmente durante las reuniones virtuales.

Esto le ayuda a tener una imagen más fluida, más estructurada, reuniones más productivas.

4. Pida respuestas claras

Cuando no puede leer el lenguaje corporal de las personas, es importante tener respuestas claras a las preguntas. Como es más difícil leer a las personas en línea, asegúrese de usar un lenguaje lo más claro, conciso y accesible posible para evitar malentendidos.

Si alguien que está en la reunión ha dicho algo que no está del todo claro, pídale una aclaración. La gente generalmente entiende que, durante estos tiempos difíciles, las cosas pueden perderse un poco en la traducción en el mundo en línea. Eliminar la posibilidad de malentendidos te ayudará a tener una mejor reunión.

trabajo remoto

5. Comparte documentos y chatea

¿Ha planeado un taller en el que se espera que trabajen los participantes? Comparta y trabaje en el mismo documento, o haga que la reunión se ejecute en segundo plano y sintonice durante el proceso.

Al tener un documento en vivo que todos puedan agregar, o al menos leer, durante la reunión, ayudará a alentar e incluso impulsar la participación en su reunión.

La situación actual no significa que sus reuniones deban ser menos interactivas. Compartir documentos y usar la función de chat puede permitir una experiencia tan real como sea posible.

Siguiendo estos consejos, puede tener reuniones en línea más exitosas. ¡Las reuniones en línea más exitosas son excelentes para todos los involucrados! Por supuesto, si tiene demasiadas reuniones seguidas, sus reuniones duran demasiado o no tiene suficiente tiempo entre reuniones para hacer su trabajo, es posible que su problema no sean tanto las malas reuniones como la fatiga de la pantalla. – ¡lo que le ayudaremos a evitar en nuestro próximo artículo!

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