6 habilidades y características que los empleadores quieren en un recepcionista

Existen más de un millón de trabajos de recepcionista en los Estados Unidos, según el Oficina de estadísticas laborales. La demanda de profesionales administrativos se extiende a la mayoría de las industrias, desde clínicas médicas prácticas generales hasta oficinas de agentes inmobiliarios. Si está buscando trabajo como recepcionista, perfeccione estas siete habilidades para obtener una ventaja competitiva.

1. Organización

Ya sea que estén reservando viajes para ejecutivos, completando hojas de cálculo con datos, saludando a visitantes o contestando teléfonos, los recepcionistas deben estar al tanto de sus listas de tareas pendientes. A veces, esto significa pasar de una tarea a otra en cualquier momento.

Demuestre sus habilidades organizativas llegando a las entrevistas a tiempo. Tome notas cuando se reúna con empleadores para demostrar que valora la organización en su vida laboral.

2. Amabilidad

Los recepcionistas sirven como rostros públicos de las empresas que los emplean. Dan la bienvenida a los visitantes a través de la puerta principal, ofrecen refrigerios a los invitados y conectan a las personas que llaman con la fiesta adecuada.

Cuando se entreviste para un trabajo, muestre a los posibles empleadores su capacidad para hacer que los demás se sientan cómodos. Una sonrisa, un apretón de manos firme y una personalidad amistosa ayudan a engrasar las ruedas del empleo.

3. Escucha activa

De acuerdo a “Psicología Hoy”, las redes sociales y otras influencias han acortado la capacidad de atención a tan solo 20 segundos. Un recepcionista necesita habilidades de escucha activa para procesar rápidamente las solicitudes de visitantes y superiores.

Para mejorar sus habilidades de escucha activa, mantenga contacto visual con los corresponsales y haga preguntas aclaratorias. Recuerda los nombres de las personas con las que hablas y refiérete a ellas por su nombre de vez en cuando para demostrar tu atención.

4. Adaptabilidad tecnológica

Hace varios años, una recepcionista que podía crear hojas de cálculo y responder correos electrónicos podía valerse por sí misma en este puesto. Ahora, sin embargo, los recepcionistas usan docenas de aplicaciones de software diferentes. Pueden administrar las cuentas de redes sociales de sus empleadores o acceder a programas de contabilidad basados ​​en la web.

Con la amplia variedad de soluciones informáticas disponibles para los empleadores, no puede anticipar fácilmente qué programa necesitará usar en el trabajo. Concéntrate en cambio en familiarizarte con la tecnología en general. Usa la computadora con frecuencia y aumenta tu nivel de comodidad con las interfaces de usuario de diferentes programas.

5. Memoria

¿Alguna vez ha entrado en un negocio, como su banco o supermercado, y respondió con una sonrisa cuando un empleado lo saludó por su nombre? Las habilidades de memoria son útiles para los recepcionistas porque una buena memoria les permite responder a las necesidades de los demás, e incluso anticiparse a ellas.

Si sufres de olvidos frecuentes, empieza a llevar un bloc de notas y un bolígrafo a donde vayas. Tome notas que le ayuden a recordar los detalles clave. No solo puede consultar sus notas más tarde, sino que escribir activamente información clave hace que sea más probable que se quede en su mente. El Fuerza Aérea de EE. UU. informa que las personas recuerdan el 90 por ciento de las cosas que hacen (frente al “75 por ciento de lo que ven y el 20 por ciento de lo que escuchan”).

6. Comunicación

Los recepcionistas escriben correos electrónicos, contestan llamadas telefónicas, dictan memorandos y se reúnen con los clientes. Articulan mensajes entre colegas y mantienen correspondencia con socios comerciales. Todas estas actividades requieren habilidades de comunicación avanzadas.

Si tiene dificultades con la comunicación, desarrolle un guión familiar para comunicarse con los demás. Por ejemplo, cuando salude a los visitantes, utilice un lenguaje similar para darles la bienvenida, pregúnteles qué necesitan e invítelos a sentarse.

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