8 pasos para administrar su tiempo de manera efectiva como asistente administrativo

Si eres un asistente administrativo, es muy probable que debas dominar todo lo relacionado con la “administración del tiempo”. Es posible que esta habilidad laboral vital no le resulte natural, pero es algo que puede aprender (y en lo que puede volverse excelente) con el tiempo. Incluso si está al tanto de todo, siempre es posible simplificar aún más.

Aquí hay 8 estrategias sobre cómo administrar su tiempo de manera efectiva (o incluso más efectivamente) mientras está en el trabajo.

1. Deja de procrastinar.

Tener una idea de cuánto postergas es a menudo un buen motivador para vencer este hábito común de una vez por todas. Ponga una pequeña marca de verificación o una “X” al lado de una tarea en su lista de tareas cada vez que pensar acerca de hacerlo, pero luego lo pospone para más tarde. Comience a notar cuántas marcas de verificación se acumulan. Bastante loco, ¿verdad? ¿No se necesitaría mucha menos energía mental para hacer algo? ¡Entonces, podrías tacharlo y seguir adelante!

Aborda tus tareas con prontitud. Maneje cada correo electrónico o hoja de papel solo una vez y luego retírelo de su escritorio. No le hace ningún bien a nadie simplemente sentarse allí.

2. Mantenga limpia su bandeja de entrada.

Dejar que los correos electrónicos y el correo postal se acumulen en sus bandejas de entrada es el beso de la muerte. Aprenda a procesar rápidamente la información, sintetizarla y convertirla en acción. Cuando reciba un mensaje de cualquier tipo, trátelo entonces. Ordene sus correos electrónicos en carpetas de archivos, dejando solo los elementos procesables. Luego, revísalos hasta que tengas una pizarra en blanco.

3. No intente realizar múltiples tareas.

A menos que sea un genio para hacer muchas cosas a la vez, la multitarea a menudo termina significando que no hace ningún Tareas. Abordar muchas cosas pequeñas disminuirá su productividad, sin importar qué tan bueno sea para dividir su enfoque. Practica la atención plena en el trabajo. Tómelo una tarea a la vez. Vaya un poco más despacio y verá que tanto su productividad como la calidad de sus resultados aumentan. Atrévete a trabajar despacio: si lo haces bien la primera vez, ahorrarás tiempo en general.

4. Elimina las interrupciones.

Por supuesto, serás interrumpido a lo largo del día. Simplemente no dejes que cada uno te descarrile. Mantenga las interacciones breves y no deje el bolígrafo ni cambie su lenguaje corporal para responder preguntas. Evita que los compañeros de trabajo se queden para conversar. Sea amistoso, pero desdeñoso cuando esté realmente en la zona.

5. Cultivar la eficiencia.

No se haga trabajo extra y tome medidas innecesarias. Organice las tareas en grupos similares; por ejemplo, intente hacer dos viajes a la fotocopiadora por día en lugar de doce. Planifique sus mandados para maximizar la eficiencia.

6. Establece un horario.

Establezca horarios para cada día en los que revisará su correo electrónico y luego desactivará sus notificaciones, excepto para las cosas marcadas como urgentes. No es necesario que lea cada uno en el momento en que llega. Siempre y cuando lo revise varias veces al día, digamos durante cinco minutos cada hora, o diez minutos cada dos o tres horas, no se lo perderá. cualquier cosa crucial. (Y vea el paso 2: cuando se tome el tiempo para leer los mensajes, ¡trátelos en ese momento!)

7. Priorizar en orden de importancia.

Administre siempre su jornada laboral para que esté despachando primero las cosas más importantes. Registre una hora a primera hora (quizás incluso antes de esa primera taza de café en la oficina y la primera revisión del correo electrónico) en su proyecto más importante. Incluso si no puede hacer esa tarea en esa hora, habrá hecho un gran progreso y será más probable que regrese y la complete ese día.

8. Organiza los espacios a tu alrededor.

Mantenga su escritorio libre de desorden. Mantenga sus direcciones web ordenadas alfabéticamente y por categoría. Mantenga su lista de tareas pendientes renovándola todas las tardes antes de irse. Si todos los elementos a tu alrededor están ordenados, limpios y ordenados, es mucho más fácil ser eficiente. ¡El tiempo dedicado a buscar cosas es mejor tiempo dedicado a completar tareas!

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