Administre el horario de su jefe como un profesional

Cuando eres un asistente personal, programar el día de tu jefe para que transcurra de la mejor manera posible es una parte integral de tu trabajo. Un gran asistente asegura que el flujo de citas y reuniones tenga sentido y deja tiempo suficiente para realizar un trabajo de calidad en todos los proyectos.

Estas son algunas estrategias clave para administrar dos horarios: el de su jefe y el suyo propio.

Comparte un calendario.

Si aún mantiene calendarios de trabajo separados, se está complicando la vida innecesariamente. Use un programa como Google Calendar para obtener las citas, reuniones y días libres de usted y su jefe en un documento vivo compartido. Allí, ambos pueden agregar, editar y sincronizar cosas sin problemas para que no haya eventos por las grietas. Ella sabrá cuándo tienes una cita con el dentista y no se preguntará dónde estás, y sabrás que trabajará desde casa el viernes, por lo que no programarás ninguna reunión en persona. Cuando se reúna con su jefe, asegúrese de preguntarle sobre las obligaciones de la semana siguiente y actualice su calendario compartido según sea necesario.

Deja espacio todos los días.

Programar de manera efectiva no se trata solo de asegurarse de que cada reunión y llamada telefónica se ajuste al día. También se trata de dejar porciones de tiempo dedicadas para que su jefe haga lo que necesita lograr, o incluso lo que desea. mayo Tener que hacer. Trate de no reservar nada seguido sin darle un respiro. Permítale un poco de tiempo de trabajo dedicado para que realmente haga las cosas.

No haga doble reserva.

Las obligaciones de doble reserva solo generan estrés innecesario y vergüenza ocasional tanto para su jefe como para usted. no lo hagas Si accidentalmente dice que sí a una reunión y descubre que hay algo más programado para ese momento, reprograme de inmediato con disculpas.

Sea la persona del tiempo/tráfico.

Si su jefe tiene reuniones fuera del sitio, asegúrese de trazar rutas a lugares desconocidos. Esté atento a los informes de tráfico para evitar demoras o catástrofes no detectadas. Esté atento al informe meteorológico también, ya que las tormentas afectarán tanto la ropa que usa su jefe como la rapidez con la que puede llegar a donde necesita ir.

Mantenga un ojo en el reloj.

Es posible que haya programado una reunión para que se ajuste a una ventana de tiempo específica, pero las reuniones pueden alargarse fácilmente cuando las personas no se apegan a una agenda. tarea. No permita que su jefe se desvíe del tema por una cita demasiado habladora. Es su trabajo recordarle que tiene otra cita o tarea en el expediente.

Si una reunión particularmente importante no se puede detener tan fácilmente, entre en acción para reconfigurar el resto del día. Averigüe qué otras entradas en el horario se pueden mover o incluso cancelar para evitar perder un minuto del tiempo de alguien.

Dejar tiempo para el almuerzo.

Terminar el trabajo del día puede ser lo primero en cualquier horario, pero necesita mantener sus tanques bien alimentados para que usted y su jefe pasen su ajetreado día. Eso significa dejar algo de tiempo en el horario para un almuerzo adecuado. Pregúntele a su jefe a qué hora del día prefiere comer y luego bloquee al menos 30 minutos en su calendario compartido en los que no pueda ser molestada. Idealmente, tomará su descanso para almorzar durante esta misma ventana.

Encuentre un sistema que funcione para ambos.

Asegúrese de tener una idea de cómo le gusta a su jefe priorizar las tareas y estructurar su día. Si alguna vez tiene una pregunta sobre qué obligación es más importante, simplemente pregunte. Con el tiempo, desarrollarán una forma abreviada de trabajar juntos que los mantendrá a ambos al día.

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