Administre los correos electrónicos y las llamadas telefónicas de su jefe como un profesional

Como asistente, a menudo se le pedirá que administre la correspondencia de su jefe, incluidos los correos electrónicos. A menudo, esto puede ser una tarea complicada, especialmente porque es difícil saber el tono correcto para golpear. ¿Deberías escribir con tu voz? ¿En el de él o en el de ella? ¿Qué pasa si tu jefe te lo deja a ti?

Representar a otra persona es una gran responsabilidad, pero se puede sobrellevar con dignidad y aplomo. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de no perder el privilegio o perder el balón.

Manténgalo confidencial.

No hace falta decir que todo lo que lea en el correo electrónico de su jefe no debe repetirse a nadie. No discuta artículos personales que pueda encontrar con nadie, y menos con su jefe (a menos que él mencione algo). Y tampoco hable con sus colegas sobre desarrollos profesionales dentro de su empresa, ni siquiera para advertirles sobre cambios inminentes.

En caso de duda, pregunte.

No acepte simplemente la tarea del correo electrónico como suya, en silencio y con decisión. Hacer preguntas. ¿Qué es lo que ella quiere que logres? ¿Está autorizado a cancelar su suscripción a listas de correo innecesarias? ¿Estás monitoreando para que no tenga que filtrar todo, o estás realmente a cargo de clasificar, organizar y (eep) responder? Y, si es así, ¿cómo le gustaría que hicieras eso, como tú mismo (Atentamente, tu nombre, asistente personal de su nombre) o como tu jefe? Cuanto más sepa al entrar y cuanto más estén ustedes dos en la misma página, menos malentendidos surgirán.

Léalos y tome notas.

Incluso si algunas de estas cosas pueden estar fuera de su cabeza, cuanto más sepa, más podrá ayudar. Asegúrese de leer detenidamente y tener una idea en un momento dado de quién está pidiendo qué y qué cosas deben suceder primero. Asegúrese de anotar los plazos inminentes, las citas, las acciones oportunas, etc., y márquelos de inmediato. Tome nota de estos en su propio calendario, así como en el de su jefe. De esa manera puedes enviar recordatorios.

Mantente profesional.

Cuando discuta el contenido de estos correos electrónicos con su jefe o cuando los responda usted mismo, asegúrese de actuar como corresponde. Sea tan profesional y refinado como su jefe. Recuerde, usted está actuando en su nombre.

Inventa un sistema.

Si tiene la libertad de acción, intente idear un sistema que funcione para ambos. Por ejemplo, puede archivar todo lo que no sea esencial en carpetas como Basura, Personal y Noticias. Entonces todo lo demás es trabajo y ambos pueden concentrarse en eso. Cree un sistema de marcado, utilizando diferentes colores o etiquetas, para que puedan comunicarse entre sí lo que se debe hacer primero. Mantenlo sensato y simple.

Verifique dos veces.

Asegúrese de reservar su día de trabajo revisando los correos electrónicos a primera hora y luego revisando cualquier cosa urgente al final del día. Asegurarse de hacer una verificación minuciosa por la mañana y por la noche significa que cualquier sistema que se le ocurra para organizar seguirá funcionando sin problemas, en lugar de desmoronarse de la noche a la mañana.

Sigue así.

No moleste a su jefe con una pregunta cada vez que no esté seguro de qué hacer con un correo electrónico determinado, incluso al principio. En su lugar, trate de mantener una lista actualizada de las preguntas que desea hacer y guárdelas para el final del día. En unos días, descubrirá que tiene muchas menos preguntas.

No olvides hacer tu propio trabajo.

No permita que los correos electrónicos de su jefe absorban todo su día de trabajo, eclipsen sus proyectos o descuiden su propia bandeja de entrada. Desarrolle un sistema que funcione para usted para que pueda equilibrar las correspondencias de ambos. Esto hará que el arreglo sea más estable y sostenible para ambos.

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