Cómo convertirse en un empleado de oficina

Cuando ve a los empleados de oficina en la televisión o en las películas, a menudo son trabajadores apáticos y con exceso de trabajo que molestan a un personaje principal, provocando risas o conflictos. En realidad, oficinistas son administradores hábiles que mantienen una oficina organizada y funcionando. Tienen habilidades organizativas estelares y una colección versátil de conocimientos administrativos que los convierte en jugadores indispensables en cualquier oficina. Este es también uno de los trabajos más populares en los EE. UU., con más de 2,9 millones de oficinistas trabajando en todo el país.

El papel de un empleado de oficina

Básicamente, los empleados de oficina hacen lo que se debe hacer en una oficina, administrativamente. Sus deberes pueden incluir cualquiera de los siguientes:

  • Contestar telefonos
  • Archivar registros y administrar sistemas de archivo
  • Revise los datos para verificar su precisión
  • Introducir datos en bases de datos u otros sistemas.
  • Mantener clientes o cuentas de clientes.
  • ordenar correo
  • Hacer copias
  • Procesar pagos o realizar contabilidad básica
  • Garantizar el cumplimiento de las normas o reglamentos en la oficina

El trabajo también varía según la industria; por ejemplo, el día a día de un empleado de archivo médico probablemente sería muy diferente al de un empleado de archivo en un bufete de abogados o una gran corporación. Puede haber deberes administrativos específicos de la industria además de estas responsabilidades generales.

Los beneficios

Un trabajo o carrera como empleado de oficina lo convierte en un empleado muy adaptable, con un conjunto de habilidades que puede llevar consigo a cualquier número de industrias. También es una carrera profesional muy estable, porque las oficinas siempre necesitarán personas capacitadas y organizadas para manejar la administración diaria.

las calificaciones

Los empleados de oficina generalmente pueden comenzar con un título de escuela secundaria o un título de asociado. No existe un programa específico de capacitación o certificación para empleados de oficina. Los empleados generalmente se contratan en función de la experiencia o las habilidades en lugar de hitos educativos específicos.

Los empleados de oficina deben tener habilidades sólidas en las siguientes áreas:

  • Organización. Mantener todo en orden y avanzar es una parte importante de la descripción del trabajo.
  • Comunicación. Los empleados de oficina a menudo son un enlace entre las diferentes partes de una oficina, asegurándose de que la información y los procesos funcionen de manera eficiente. Esto significa que debe poder comunicarse de manera clara y efectiva con una variedad de personas diferentes.
  • Servicio al Cliente. Este es un puesto de servicio, que a menudo se ocupa de las solicitudes directas dentro de la empresa o de las interacciones con los clientes externos, por lo que es importante tener una cara fuerte y paciente en el juego de servicio al cliente.
  • Atención a los detalles. Los empleados de oficina pueden estar procesando información confidencial o solo mucha, por lo que es crucial poder detectar inconsistencias y asegurarse de que todo sea correcto y preciso.
  • Habilidades computacionales. Hace cuarenta años, un empleado de oficina habría tenido un profundo conocimiento sobre los sistemas de archivo de copias impresas, el mantenimiento de registros y similares. Ahora, un oficinista tiene que estar al tanto de toda la tecnología utilizada para gestionar el almacenamiento y flujo de información en una empresa. Eso puede ser cualquier cosa, desde archivos en papel estándar hasta aplicaciones y bases de datos. No tienes que ser un genio informático al nivel de un hacker, pero es clave saber cómo usar la tecnología más importante para tu industria o empresa en particular. Conocer la tecnología también puede convertirlo en un miembro aún más valioso del equipo a medida que las empresas buscan formas de optimizar su personal y sus operaciones.

El salario

Para los oficinistas generales, el salario medio es de $30 580 por año (o $14,70 por hora), según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. El pago puede variar según la industria (los empleados de archivos especializados pueden ganar más, por ejemplo), el nivel de experiencia y el tipo de empresa.

La persectiva

La buena noticia de ser empleado de oficina es que este es un trabajo bastante perenne. Cómo las empresas gestionan su información y las oficinas pueden cambiar y adaptarse a los tiempos, pero siempre existirá la necesidad de personas cualificadas para realizar estas tareas. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. predice que el crecimiento será constante, aunque un poco más lento que el promedio: 3 % de crecimiento para 2024. Pero nuevamente, las habilidades que usa como oficinista son excelentes habilidades básicas que puede llevar a una variedad de campos diferentes , incluso si ser empleado de oficina no es necesariamente su plan a largo plazo.

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