Cómo escribir una carta de presentación perfecta para un asistente administrativo (ejemplos incluidos)

Aquí en TheJobNetwork, hablamos mucho sobre cómo crear el currículum perfecto; después de todo, es su oportunidad de mostrarle a un empleador potencial quién es usted, qué hace y qué hará por ellos. Pero aunque la carta de presentación se ha vuelto algo controvertida en los últimos años, con la llegada de las herramientas de contratación digital y las aplicaciones de solicitud de empleo, es un elemento que debería poder eliminar del parque cuando lo necesite.

Para los asistentes administrativos, la carta de presentación puede ser una forma útil de personalizar su currículum y el paquete para el trabajo que está solicitando. Después de haber estado allí, conozco las ventajas y desventajas de tener una experiencia de administración versátil; claro, tiene habilidades flexibles que puede llevar prácticamente a todas partes. pero cuando está tratando de encuadrarse como un candidato único, ¿cómo toma esas habilidades y experiencia administrativas universales y las hace encajar exactamente en el trabajo que desea?

Primero, comencemos con los conceptos básicos de una buena carta de presentación.

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Necesidad #1: Un destinatario apropiado

Si tiene un nombre directo (gerente de contratación, reclutador, etc.), mucho mejor: asegúrese de que la apertura sea cortés y personalizada. Si no tiene un nombre específico, aún puede personalizarlo para la empresa.

Por ejemplo:

  • Estimada Sra. Perkins,
  • HHola Sra. Perkins,
  • GRAMOReuniones Sra. Perkins,
  • querido Equipo de Industrias Techedge,

Necesita lograr el equilibrio adecuado entre conversacional y formal. Definitivamente no vayas demasiado informal. El hecho de que probablemente los envíe en línea o escriba un correo electrónico puede generar una falsa sensación de familiaridad con la persona.

Malos ejemplos:

  • Hola Phyllis,
  • Phyllis Perkins,
  • Hola:
  • A quien le interese:

Todos estos saludos son demasiado informales o demasiado vagos. “A quien corresponda” es el equivalente de la carta de presentación de recibir un correo dirigido al “ocupante”: lo más probable es que se entregue sin leerlo. Sugiere que el escritor de la carta de presentación está solicitando indiscriminadamente. ese podría no ser el caso (es posible que solo esté encubriendo el hecho de que no tiene una persona de contacto específica), pero ellos no lo saben). es importante ser lo más claro y directo posible en su carta de presentación.

Necesidad #2: Tu narrativa

El objetivo de su carta de presentación es agregarle contexto a usted y a su currículum. En su currículum, tiene espacio limitado y la prioridad se dirige a viñetas potentes y de alta calidad para ilustrar sus habilidades y experiencia. La carta de presentación es su oportunidad de elaborar la historia más grande de su carrera y por qué sería una buena opción para este trabajo en particular.

Por ejemplo:

Como asistente administrativa experimentada y panadera casera de toda la vida, estoy encantada de postularme para este puesto en la compañía de galletas caseras de Gina. He trabajado en empresas grandes, pequeñas y en algún punto intermedio, y he descubierto que mis habilidades encajan mejor en una empresa pequeña y unida como la de Gina. Tengo experiencia implementando nuevos sistemas que mejoran el mantenimiento de registros y la eficiencia de la oficina, y trabajando como parte de un equipo coordinando cronogramas y detalles complejos mientras me aseguro de que todo se haga a tiempo.

Mal ejemplo:

Estoy solicitando un trabajo en la empresa de galletas caseras de Gina. Por favor, vea mi currículum adjunto y hágamelo saber si tiene alguna pregunta.

En el buen ejemplo, la solicitante muestra que ha investigado sobre la empresa de galletas caseras de Gina (tamaño de la empresa, cultura general) y muestra cómo podría encajar bien en eso (como entusiasta de la repostería y administradora experimentada). El escritor no entra necesariamente en la historia de su vida, sino que elige aspectos destacados que encajan bien con la descripción del trabajo. También le da al lector una vista previa de los tipos de experiencia que puede esperar en el currículum.

En el mal ejemplo, el cuerpo de la carta de presentación no dice nada sobre el escritor y no hace nada para complementar el currículum. Es solo un archivo adjunto innecesario.

Necesidad #3: Un final fuerte

Siempre tenga un párrafo de cierre que repita los aspectos más destacados (por qué encaja bien) y deje espacio para el seguimiento.

Por ejemplo:

Me encantaría tener la oportunidad de unirme a su equipo y espero escuchar más sobre esta apertura. Mis habilidades y experiencia como administrador (y entusiasta de las cookies) encajarían perfectamente como asistente administrativo en su empresa. por favor no dude en ponerse en contacto conmigo si hay alguna otra información que pueda proporcionar.

Mal ejemplo:

Por favor, hágame saber más sobre esta oferta de trabajo.

En estos ejemplos, un escritor le recuerda al lector por qué encaja bien; la otra escritora le da al lector la responsabilidad de dar más información sobre el trabajo en sí y mientras tanto no dice nada sobre sí misma. Desea asegurarse de que se está alineando con el trabajo en la mente del lector, y esta es su última oportunidad de hacerlo antes de que lean su currículum.

Necesidad #4: Formato limpio

Al igual que con su currículum, desea que su carta de presentación sea clara y fácil de leer. Eso significa:

  • Una fuente estándar. Este no es el momento de probar fuentes “divertidas”. Elige algo limpio y básico, como los tiempos.
  • No hay grandes bloques de texto. En una carta, los párrafos continuos pueden parecer las divagaciones de un manifiesto. Desea que su lector vea una serie de puntos separados y elegantemente delineados.
  • Longitud corta. Una carta de presentación nunca debe tener más de una página, e incluso una página completa definitivamente lo está presionando. La brevedad es el alma del ingenio y el amigo de los lectores de aplicaciones en todas partes.

Por ejemplo:

Mi currículum adjunto incluye más detalles sobre mis deberes laborales diarios y mis logros durante mi mandato como asistente administrativo en dos empresas. Mi experiencia en la gestión de cronogramas complejos, la supervisión de oficinas ocupadas y el liderazgo de personal subalterno serían una ventaja para este puesto.

Me encantaría tener la oportunidad de unirme al equipo de galletas caseras de Gina y aportar mi experiencia en la gestión de los procesos diarios de oficina a su empresa. Creo que puedo cumplir y superar las expectativas que tiene para este puesto, y espero hablar más con usted sobre mi solicitud. Siéntete libre de contactarme en cualquier momento.

Mal ejemplo:

Mi currículum adjunto incluye más detalles sobre mis deberes laborales diarios y mis logros durante mi mandato como asistente administrativo en dos empresas. Mi experiencia en la gestión de cronogramas complejos, la supervisión de oficinas ocupadas y el liderazgo de personal subalterno serían una ventaja para este puesto. Me encantaría tener la oportunidad de unirme al equipo de galletas caseras de Gina y aportar mi experiencia en la gestión de los procesos diarios de oficina a su empresa. Creo que puedo cumplir y superar las expectativas que tiene para este puesto, y espero hablar más con usted sobre mi solicitud. Siéntete libre de contactarme en cualquier momento.

Eso es mucho para meter en un párrafo. La elaboración de párrafos más cortos y contundentes puede ayudarlo a enfocar su carta en los puntos que desea que el lector note, y también mantenerla visualmente atractiva.

Después de ese lanzamiento de cierre, todo lo que te queda es el cierre. Al igual que con el discurso de apertura, debe ser simple y cortés. No demasiado florido (“Un cordial saludo, querido reclutador” es… innecesario.

Por ejemplo:

Malos ejemplos:

  • Gracias.
  • mejores deseos,
  • [name—no greeting]
  • Por favor, devuélveme el golpe,

Y después de eso, ¡ya está! Bueno, excepto por el currículum, la entrevista y la negociación. Pero su carta de presentación está en los libros y le han presentado a su posible futuro empleador.

Echemos un último vistazo a la carta de presentación de muestra en su conjunto:

Estimada Sra. Perkins,

Como asistente administrativa experimentada y panadera casera de toda la vida, estoy encantada de postularme para este puesto en la compañía de galletas caseras de gina. He trabajado en empresas grandes, pequeñas y en algún punto intermedio, y he descubierto que mis habilidades encajan mejor en una empresa pequeña y unida como la de Gina. Tengo experiencia implementando nuevos sistemas que mejoran el mantenimiento de registros y la eficiencia de la oficina, y trabajando como parte de un equipo coordinando cronogramas y detalles complejos mientras me aseguro de que todo se haga a tiempo.

Mi currículum adjunto incluye más detalles sobre mis deberes laborales diarios y mis logros durante mi mandato como asistente administrativo en dos empresas. Mi experiencia en la gestión de cronogramas complejos, la supervisión de oficinas ocupadas y el liderazgo de personal subalterno serían una ventaja para este puesto.

Me encantaría tener la oportunidad de unirme al equipo de la galleta casera de Gina y aportar mi experiencia en la gestión de los procesos de oficina diarios a su empresa. Creo que puedo cumplir y superar las expectativas que tiene para este puesto, y espero hablar más con usted sobre mi solicitud. Siéntete libre de contactarme en cualquier momento.

Atentamente,

aguas francine

Breve, al punto, informativa, apropiada: ¡esa sí que es una carta que demuestra lo buena que sería Francine, una asistente administrativa!

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