Cómo establecer un plan de mejora del desempeño

Uno de los mayores desafíos de trabajar en Recursos Humanos puede ser el papel que desempeña en las luchas y dificultades de los empleados: revisiones de desempeño deficientes, medidas disciplinarias, conflictos entre el empleado y el gerente, etc. Puede sentirse como si estuviera atrapado en el medio: usted no es necesariamente el empleado o el gerente, pero está allí para representar tanto sus intereses como los de la empresa, por lo que su papel es delicado. Parte de esa función es facilitar los planes de mejora del rendimiento (PIP) para ayudar a los empleados con dificultades a volver a la normalidad en sus trabajos.

¿Por qué utilizar un plan de mejora del desempeño?

Un PIP es una herramienta a disposición de Recursos Humanos para ayudar a restaurar una situación que empeora. Tal vez el empleado tiene dificultades crónicas con su rol, o tal vez hubo un incidente que ha sacudido la confianza de su gerente en su desempeño laboral. Un PIP es una oportunidad para decir: “Está bien, esta situación no es excelente, pero existe la posibilidad de cambiar las cosas”. Es un documento y proceso formal, reconocido por el empleado y su gerente, que indica que hay ciertos pasos que el empleado debe completar antes de estabilizar su desempeño.

Es importante tener en cuenta que un PIP no es necesariamente la última parada en el camino para despedir a un empleado. En cambio, míralo como una forma de reconocer que el desempeño ha sido deficiente, pero que hay formas de seguir adelante con expectativas más claras de todos los involucrados. Puede ayudar a asegurar que el empleado esté recibiendo los recursos que necesita para hacer el trabajo, si ese apoyo faltaba antes y contribuyó a errores o bajo rendimiento.

¿Cuál es el papel de Recursos Humanos en la creación de un PIP?

La función de recursos humanos puede variar según el tamaño y el tipo de empresa, pero hay algunos problemas básicos que puede esperar abordar como gerente de recursos humanos:

  • Documentar las circunstancias: por qué se coloca al empleado en un PIP, cuáles son las preocupaciones del gerente, cuál es la respuesta del empleado y cualquier otro factor que deba aclararse.
  • Asegurarse de que el empleado conozca sus derechos en la situación.
  • Proporcionar información o recursos que el empleado necesita para tener éxito bajo el PIP, como capacitación o política de la empresa.
  • Apoyar al gerente en la implementación del PIP para el empleado
  • Desarrollar un plan de acción tanto para el gerente como para el empleado.

La función de recursos humanos es de apoyo y orientación, y de asegurarse de que todas las partes participen en el proceso de mejorar la situación laboral para todos los involucrados.

AI-reclutamiento-con-pandoIQ¿Qué está incluido en un PIP?

El PIP no pretende ser una herramienta acusatoria, acumulada para asustar o intimidar al empleado para que mejore, o de lo contrario. Más bien, es una forma de tener todo por escrito y asegurarse de que todos tengan claras las expectativas de seguir adelante, especialmente si hay consecuencias si el empleado no cumple con los puntos de referencia particulares.

Un PIP debe incluir:

  • Documentación escrita del comportamiento problemático o problema de rendimiento.
  • Una descripción específica de las expectativas para el desempeño del empleado.
  • Una lista de los recursos que se proporcionarán al empleado para mejorar el desempeño.
  • Un plan de seguimiento explícito, incluidos los plazos, un cronograma de reuniones con el empleado u otros hitos establecidos entre el gerente y el empleado
  • Consecuencias del incumplimiento de los puntos de referencia del plan, si corresponde

Es posible que no exista un PIP único para su departamento de recursos humanos. Como representante de recursos humanos, usted es parte de un proceso de colaboración, por lo que es importante asegurarse de que el PIP que está desarrollando sea aplicable a la situación particular y permita la participación tanto del gerente como del empleado.

Mejores prácticas para implementar un PIP

Como sabe, parte de su rol en Recursos Humanos es ayudar a calmar situaciones tensas en el lugar de trabajo con pasos proactivos y soluciones productivas. El empleado probablemente no esté contento (de ahí los problemas), el gerente no está contento de tener que lidiar con esto y nadie quiere que le digan que no lo está haciendo bien. Navegar por una situación infeliz mientras se intenta establecer un mecanismo para que las cosas vuelvan a encarrilarse es un desafío, sin duda. Estas son algunas de las mejores prácticas que debe tener en cuenta al crear un PIP.

  • Ser claro, por escrito, sobre la conducta o actuación que amerita el PIP.
  • Proporcione ejemplos específicos de cada tipo de comportamiento o desempeño deficiente.
  • Cree un diálogo sobre las posibles razones del comportamiento o el mal desempeño. Brinde al empleado la oportunidad de expresar su comprensión del problema y de las expectativas de desempeño.
  • Cree un plan de mejora por escrito con metas específicas y medibles para que el empleado las cumpla en un cronograma claro. Asegúrese de incluir cualquier consecuencia que pueda ocurrir si el empleado no cumple con los puntos de referencia particulares, si corresponde.
  • Establezca un horario para reunirse con el empleado o gerente para revisar el progreso del empleado a lo largo del camino.
  • Si es posible, use un sistema de automatización para realizar un seguimiento del rendimiento y facilitar su camino hacia un plan de implementación de PIP

Recuerde, el objetivo aquí es el crecimiento, no el castigo. Usted quiere que todos los involucrados se sientan cómodos con el avance del plan. E idealmente, el plan ayudará a abordar los problemas subyacentes que causaron el bajo rendimiento en primer lugar.

Cómo abordar un PIP con un empleado

La implementación de un PIP puede ser una situación delicada: es probable que el empleado se sienta avergonzado de que las cosas hayan llegado a este punto y podría ser emocional o estar a la defensiva. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para ayudar a que la implementación del plan sea más fácil para todos.

  • Hágales saber que usted está en su esquina. El empleado puede sentirse abrumado, por lo que la idea de que alguien tiene sus mejores intereses en el corazón durante un momento difícil puede ayudar.
  • Obtener la perspectiva del empleado sobre el tema. Permítales explicar dónde creen que las cosas salieron mal y ver si tienen una perspectiva diferente sobre cuáles eran las expectativas, si carecían de recursos, etc. Es posible que el empleado tenga una interpretación diferente de cómo o por qué las cosas salieron mal, y es importante conseguir ambos lados.
  • Equilibra lo negativo con algo positivo. Hágale saber al empleado lo que está haciendo bien, en lugar de ser negativo una y otra vez.
  • No sea vago o ambiguo. Proporcione ejemplos claros del comportamiento problemático, así como los próximos pasos necesarios para corregir el problema. También sea claro sobre el impacto de su comportamiento o desempeño deficiente.
  • Dar retroalimentación constructiva. Es poco probable que decir “esto es inaceptable” o “simplemente sé mejor” sin ofrecer posibles soluciones o próximos pasos ayude al empleado a corregir el problema. Dar recomendaciones sobre cómo pueden mejorar. Él o ella ya sabe que tiene que mejorar, pero es posible que no tenga claro cómo abordarlo.
  • Tómese un tiempo para reunirse con el empleado. Asegúrese de que se sienta apoyado durante todo el proceso. No es suficiente decir: “Está bien, este es el plan, haz esto”. El registro puede ayudar a garantizar que a) se está progresando yb) el empleado comprende lo que se espera en cada paso.

Una cosa para recordar es que los PIP no son una solución mágica para los desastres laborales o el bajo rendimiento. Son una herramienta que puede ofrecer a sus empleados como una forma de enderezar el barco antes de que se hunda y antes de que alguien pierda el trabajo o la empresa sufra más consecuencias por el bajo rendimiento. Siempre que todo esté claramente definido (el origen del problema, las consecuencias del problema y el plan específico para remediarlo) y trabaje en estrecha colaboración con los empleados y gerentes para implementarlo, puede ser una de las formas más efectivas y herramientas exitosas que tiene para cambiar el desempeño deficiente. Un poco de optimismo y mucha documentación cuidadosa pueden contribuir en gran medida a garantizar el éxito de los empleados, incluso después de un fracaso.

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