Cómo identificar y superar la complejidad: 6 soluciones que funcionan

Lidiando con la Complejidad

El exceso de complejidad es el asesino silencioso de muchas empresas, y es un hecho comprobado. Las 200 empresas más grandes de la lista Global Fortune 500 pierden aproximadamente el 10,2 % del valor de los accionistas cada año debido a la complejidad.

¿Cuál es la complejidad que está causando tantos dolores de cabeza a tantas empresas sólidas?

Aquí hay un ejemplo de un cliente reciente de NSF que estaba a merced de una complejidad excesiva:

Después de una dura inspección de GMP, se llamó a NSF. El largo y costoso formulario 483 de la FDA de la compañía incluía todos los habituales “no seguir los SOP”, “repetir desviaciones”, “múltiples errores de documentación” y mucho más. Después de la revisión interna de la empresa, el director del sitio proporcionó una lista de causas fundamentales y su lista aún más grande y costosa de acciones correctivas y preventivas (CAPA). Le preguntó a NSF qué pensábamos y nuestra respuesta:

“Estos CAPA solo empeorarán la situación porque se ha perdido la principal causa de todas y cada una de las críticas regulatorias: la complejidad excesiva”.

El desarrollo farmacéutico en etapa avanzada requiere procesos complicados y costosos que no permiten mucha libertad. Otras fuentes de complejidad surgen en empresas que han crecido mucho como resultado de fusiones o adquisiciones.

Hay numerosos síntomas de exceso de complejidad, de los cuales muchos se pasan por alto. Para implementar soluciones exitosas, primero es necesario identificar y determinar qué síntomas está sufriendo su empresa, estas preguntas hacen precisamente eso:

Síntoma n. ° 1: ¿Tiene aversión al riesgo?

Síntoma No 2: ¿Realmente comprende sus productos y procesos?

Síntoma No 3: ¿Tiene burocracias y jerarquías complejas?

Síntoma No 4: ¿Tiene una cultura de ‘Reglas corporativas’?

Síntoma n.° 5: ¿Tiene SOP y documentación inviables?

Síntoma n.° 6: ¿Pasa mucho tiempo apagando incendios?

Síntoma No 7: ¿Su sistema de Control de Cambios aprueba todo?

Síntoma No 8: ¡Malos consultores!

Algunas soluciones: cómo puede simplificar

La simplificación es un trabajo duro, que requiere una dedicación total a la claridad, la honestidad, la disciplina y la inteligencia. Aquí en NSF hemos creado y utilizamos un proceso de simplificación de seis pasos que funciona:

1. Primero, cree una cultura abierta y libre de culpas. Sin transparencia no se puede simplificar.

2. Use pequeños grupos de personas inteligentes y muévase rápido. No le dé a la gente demasiado tiempo para pensar demasiado (¡solo complica!)

3. Identificar el propósito principal del POE o del sistema que se está simplificando

4. Procesar mapear (visualizar) la realidad y cómo la gente la interpreta. Haz que sea fácil de entender.

5. Elimina todo lo que no contribuya al propósito principal. Utilice la evaluación de riesgos

6. Protege lo que has simplificado. No dejes que la gente vuelva a poner lo que has sacado

Recuerde, la complejidad conduce a:

  • Se necesita más tiempo cuando se tiene menos disponible
  • Más costos que ya no puede permitirse
  • Más energía desperdiciada
  • mayor riesgo
  • Desmotivación y desconexión

Y, finalmente, dale sentido y simplifica tu mantra. La simplicidad es un medio exacto entre muy poco y demasiado. Ese es tu objetivo.

¿Quieres saber más?

Los servicios de prevención de errores humanos de NSF brindan herramientas y técnicas prácticas para ayudar a reducir los llamados errores humanos y las desviaciones repetidas, lo que puede ahorrar costos significativos y proteger a las empresas de acciones regulatorias severas.

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