Cómo optimizar su bandeja de entrada (y dejar de dejar que sus correos electrónicos se acumulen)

La bandeja de entrada: muy importante, pero requiere mucho tiempo. ¿Pero tiene que ser así?

No lo creemos.

De hecho, creemos que puede cambiar sus correos electrónicos y, en lugar de sentir que están trabajando en su contra, hacer que funcionen.

¡Con estos cinco trucos, puede transformar su bandeja de entrada de una bestia estresante y que consume mucho tiempo a una ayuda eficaz en su día de trabajo!

1. ¡Ayuda! Mi bandeja de entrada está llena de mensajes sin leer

Encontrar una bandeja de entrada abarrotada puede ser abrumador y estresante. No solo no sabe por dónde empezar, sino que corre el riesgo de no ver un correo electrónico importante que pasa por alto algo que realmente necesita su atención.

Incluso si realmente tienes todo bajo control, es fácil quedar atrapado hojeando el buzón y no prestar atención.

¿Por qué? Porque hay demasiada competencia por tu enfoque.

¿La solución? Es fácil, de verdad. Mantenga su bandeja de entrada lo más vacía posible.

El primer paso puede ser crear una carpeta donde archivar los correos electrónicos que se han completado. De esa manera, no encontrará ese correo electrónico que necesita accidentalmente en los archivos eliminados.

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2. Configure carpetas que le indicarán cuándo revisar un correo electrónico

Si tiende a irse de vacaciones anuales y vuelve a recibir más de 600 mensajes nuevos, entonces es probable que su bandeja de entrada sea una gran parte de su día, y limpiar eso puede llevar mucho tiempo.

Aquí es donde entra la priorización.

Para agilizar aún más sus correos electrónicos, puede crear y trabajar con carpetas ordenadas por tiempo. Por ejemplo: hoy, esta semana, la semana que viene, puntual, etc.

Cada día, solo trabaja con los correos electrónicos que están en la carpeta “hoy” y, por lo tanto, limita la cantidad de correos electrónicos que necesita para realizar un seguimiento.

Esto significa que puede estar seguro de que no ha perdido ningún correo electrónico importante. Tómese diez minutos al final de cada día para reorganizar los correos electrónicos en las carpetas correctas.

3. Horarios de correo programados

Si bien puede sentirse genial poder resolver un problema y responder correos electrónicos en cinco minutos, reduce su eficiencia general.

Estar constantemente listo para saltar sobre cada cosa que llega a su bandeja de entrada significa que puede perder el enfoque en su tarea actual y, de hecho, pasar más tiempo terminando lo que está haciendo porque su atención se deslizó.

En su lugar, trate de mantener ciertos horarios para revisar sus correos electrónicos. Asegúrese también de reservar tiempo para clasificar y borrar sus correos electrónicos de acuerdo con su nueva estructura.

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4. Trabaja sin conexión

Para ayudarlo aún más a mantener sus horarios de correo electrónico programados, puede usar una función que simplemente “apaga” sus correos electrónicos. La mayoría de los sistemas de correo electrónico le permiten pausar la entrada y salida de correos electrónicos y, por lo tanto, puede trabajar sin interrupciones, sin conexión, por así decirlo. De esta manera, evita el flujo constante de avisos y puede concentrarse por completo fuera de los horarios de correo electrónico establecidos.

5. Darse de baja

Es fácil, pero la realidad es que requiere un poco de administración de nuestra parte, por lo que tiende a pasarse por alto como una herramienta realmente útil para mejorar el enfoque.

Puede ser fácil quedar atrapado simplemente eliminando todas las diferentes ofertas y actualizaciones de diferentes sitios en los que una vez mostró algún interés. Tómese el tiempo para hacer clic en el enlace para cancelar la suscripción de una vez por todas. Esto reduce la cantidad de avisos estresantes y recibe menos correos electrónicos en su bandeja de entrada que tiene que examinar y clasificar.

También puede aprovechar el sistema de filtrado automático de algunos buzones. Por ejemplo, en Gmail y Outlook puede configurar su boletín de noticias/descuentos minoristas para que vayan a la carpeta “todo lo demás”, para que no lo distraiga mientras trabaja.

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