Cómo planificar eventos y reuniones exitosas -The JobNetwork

Tanto si es administrador como ingeniero, hay algunas habilidades que le resultarán útiles pase lo que pase. Ser capaz de organizar eventos y reuniones de manera efectiva es una de esas habilidades: las buenas habilidades y herramientas de organización lo ayudarán en prácticamente cualquier campo. Si tiene una función administrativa y necesita tomar la iniciativa en la planificación de una reunión o evento, pero no sabe por dónde empezar, ¡lo tenemos cubierto! Veamos los conceptos básicos que necesitarás.

Pre-organiza tu reunión o evento.

Antes de comenzar, asegúrese de comprender todo lo que necesitará tener en su lugar. Toma notas para recordar todos los elementos. (Nada lujoso, esto es para su propia referencia).

Para las reuniones, eso significa asegurarse de saber…

  • ¿Cuál es el tema?
  • ¿Cuál es el objetivo (resultado deseado) de la reunión?
  • ¿Quién necesita estar allí?
  • ¿Está sucediendo en su oficina o en algún otro lugar?
  • ¿Asistirán personas ajenas a su empresa?
  • ¿Debe hacer arreglos para que haya alimentos o bebidas disponibles (como café, alimentos para el desayuno, sándwiches)?
  • ¿Qué tipo de tecnología o herramientas necesitarán los asistentes (como acceso a software de presentación, una pantalla de proyector, una pizarra blanca, etc.)?

Para eventos como conferencias o fiestas, eso significa asegurarse de saber…

  • ¿Quién debería asistir?
  • ¿Es necesario coordinar los horarios de los oradores?
  • ¿Hay un cronograma tentativo para el evento, o necesitará averiguar el horario?
  • ¿Es necesario reservar una ubicación o instalación? Si es así, ¿cuántas habitaciones son necesarias?
  • ¿Viajará la gente para asistir a este evento?
  • ¿Los asistentes tendrán que hacer arreglos de viaje?
  • ¿Hay un componente social (almuerzo, cena, bebidas)?
  • ¿Cuáles son las necesidades de restauración?
  • ¿Qué tipo de tecnología necesitarán los presentadores y asistentes?
  • ¿El evento requiere programas, folletos o cualquier otra cosa que deba diseñarse o imprimirse?

Si te piden que organices el evento, asegúrate de tener todos los detalles de tu jefe o de quien sea que solicite el evento. No seas tímido al hacer preguntas, no querrás perderte algo y tener que luchar más tarde.

Elija una herramienta de organización para su evento.

Pregúntese: ¿cuál es la mejor manera de mantenerse organizado? ¿Funcionas mejor cuando tienes información físicamente frente a ti? ¿O funciona mejor cuando tiene toda la información que necesita al alcance de su mano en su teléfono o tableta? Lo bueno es que aquí puedes ir tan tecnológico como quieras: hay una serie de útiles aplicaciones de planificación de eventos de negocios por ahí, como Programado o Cápsula de planificación.

Cree carpetas específicas en su computadora, para que pueda almacenar cualquier documento, correo electrónico y notas. Si prefiere un método más antiguo, intente usar una carpeta, que puede dividir en secciones relevantes:

  • Informacion del proveedor
  • Horarios
  • Recibos y facturas
  • Información del asistente

Los planificadores organizacionales con calendarios (como el tipo que obtiene en su tienda local de artículos de oficina) también pueden ser útiles, especialmente si tiene un tiempo de entrega prolongado y fechas límite específicas que debe cumplir en el camino. Lo más importante es elegir el método que funcione mejor para usted y quedarse con eso.

Establezca un cronograma para la planificación de su evento.

Antes de seguir adelante con la invitación de personas o la reserva de un espacio para su reunión o evento, siéntese y planifique un cronograma.

  • ¿Cuándo se lleva a cabo el evento?
  • ¿Qué hitos necesitarás alcanzar antes de eso?
  • ¿Cuánto tiempo tomará cada uno de esos pasos?

Una vez que conozca su propio cronograma de planificación, establezca recordatorios en el camino para asegurarse de que está marcando todo en su lista de tareas pendientes. Nuevamente, cualquier formato que funcione mejor para usted es bueno. Puede crear recordatorios a través de su plataforma de correo electrónico de trabajo (como Outlook o Gmail) o configurarlos en su teléfono o tableta. La parte más importante es que los recordatorios no se pierden ni se ignoran fácilmente.

Domina tu plan de reuniones.

Si está planeando más una reunión diaria, muchos de estos principios aún se aplican. Ser organizado es la clave; incluso si se trata de una cumbre de presupuesto con cinco personas o una reunión de ventas básica, desea que se desarrolle con la misma fluidez que si estuviera planeando una conferencia. Es probable que la línea de tiempo para la organización de la reunión sea más condensada; Es posible que usted o su jefe deban programar una reunión en un futuro cercano, por lo que su cronograma es aún más importante, incluso si tiene menos tareas pendientes.

Obtenga su reunión en el calendario de todos.

Una de las primeras cosas que debe hacer para su reunión (después de responder las preguntas descritas anteriormente) es asegurarse de que todos los que necesitan estar allí estén disponibles. Hacer malabarismos con varios calendarios puede ser complicado, especialmente si su empresa no tiene un sistema de calendario sincronizado (como Outlook) donde puede ver si otro empleado está reservado durante un tiempo en particular, o si incluye personas de fuera de su empresa. Una forma de poner la pelota en marcha es enviar un correo electrónico a los asistentes necesarios, ofrecerles bloques de tiempo para posibles espacios de reunión y dejar que opinen sobre lo que funciona mejor. Por ejemplo:

Hola a todos,

Estoy organizando una reunión de una hora para hablar sobre los resultados de fin de año y quería confirmar a qué hora funciona mejor para el grupo. ¿Puede por favor decirme si alguna de las siguientes veces no funciona para usted?

Lunes 1/12, de 2:00 a 4:00

Miércoles, 3/12, de 10:00 a 11:30

Jueves, 4/12, de 9:30 a 11:30

¡Gracias!

Lo ideal es que todos en el grupo puedan hacer uno (o más) de los tiempos que les des. Si no pueden, bueno, entonces tienes que empezar a jugar un poco a conocer a Jenga, encontrando un momento que funcione para la mayoría de las personas (mientras te aseguras de no excluir a alguien que absolutamente necesita estar allí). Pero al menos tienes un punto de partida para la disponibilidad de todos.

Establezca la agenda de su reunión.

Una de las mayores molestias de las reuniones es que las reuniones no están lo suficientemente enfocadas o no tienen una agenda establecida de puntos de discusión, y pierden el tiempo en cosas que podrían no ser necesarias. La mejor manera de contrarrestar esto es enviar una agenda detallada con anticipación, asegurándose de que todos los involucrados sepan lo que se discutirá. De esa forma, Bill puede preparar sus notas sobre el estado del proyecto y Susan puede estar lista para hablar sobre su reciente viaje a la sede corporativa para hablar sobre las ganancias trimestrales. Si dirige la reunión usted mismo, la agenda le brinda un esquema listo para mantener las cosas en movimiento. Y si usted no es quien dirige la reunión pero está organizando en nombre de otra persona, puede pedirle los puntos de la agenda que le gustaría discutir. Eso no solo lo ayuda a mantenerse encaminado para organizar todo bien, sino que también ayuda a su jefe a prepararse. También le brinda una plantilla preparada para notas después de la reunión porque luego puede agregar viñetas y los próximos pasos.

Cuando envíe la agenda, sea claro acerca de las expectativas de la reunión. ¿Es solo una reunión informativa? ¿Habrá presentación? ¿Se espera que los participantes hagan una lluvia de ideas? Si todos saben lo que se espera de ellos, será una reunión más productiva (y si alguien no es preparado después de haber hecho todo este trabajo previo, ¡eso no depende de ti como organizador!).

Esté preparado para dar seguimiento a su reunión.

Esto es especialmente importante si usted mismo dirige la reunión. Asegúrese de tomar notas durante la reunión, haciendo un seguimiento de los puntos principales, las conclusiones o los elementos de acción que las personas deberán realizar a continuación. Luego, envíe esas notas al grupo. Me parece que estas notas no necesitan ser muy detalladas; por lo general, se agradece un esquema con viñetas y secciones claramente identificadas. Las personas tienden a hojear o disimular grandes porciones de texto narrativo y pueden pasar por alto alguna información crucial. Si hay próximos pasos que se requieren de los asistentes a la reunión, asegúrese de que se presenten claramente para que todos entiendan lo que se espera de ellos.

Si está organizando la reunión para un jefe o para otra persona y usted mismo no asistirá a la reunión, asegúrese de preguntar si esa persona quiere que envíe notas o correspondencia de seguimiento al grupo. Y si es necesaria una reunión de seguimiento, reinicie todo este proceso lo antes posible para que aún esté fresco en la mente de todos.

Las habilidades organizativas son un ganador de currículum para casi todos los campos. Y si va a realizar un trabajo administrativo, ser capaz de gestionar todo tipo de eventos, desde pequeñas reuniones hasta grandes tareas pendientes, lo hará extremadamente valioso. Estas son habilidades que todos pueden desarrollar con un poco de práctica, diligencia y la ayuda de herramientas organizativas que pueden salvarlo de su propio olvido humano. En poco tiempo, estarás impresionando a tus jefes con la fluidez de tus eventos y ganando un crédito muy merecido por tener y mantener todo organizado y funcionando bien.

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