¿Cómo pueden los equipos de recursos humanos implementar con éxito la automatización?

Cuando la mayoría de la gente piensa en la automatización, es probable que Recursos Humanos no sea el primer departamento que le venga a la mente. A pesar de estas impresiones, la participación humana en recursos humanos está comenzando a cambiar a medida que más departamentos adoptan nuevas tecnologías. La automatización de recursos humanos está en camino de convertirse en un lugar común.

En 2020, 45% de los departamentos de RRHH planeaban buscar la automatización, ya que el 74% de ellos aumentó su gasto en tecnología. Más profesionales de recursos humanos querrán automatizar algunos procesos a medida que continúe esta tendencia, pero el camino a seguir puede no estar claro. Para ayudar, aquí hay cinco pasos para implementar con éxito la automatización en su departamento de recursos humanos.

Identificar casos de uso ideales para la automatización

El primer paso en cualquier proceso de automatización es determinar dónde implementarlo. Muchas empresas caen en la trampa de usar la automatización por el simple hecho de usar nuevas tecnologías, lo que a menudo conduce a un retorno de la inversión bajo. En su lugar, debe pensar en qué procesos se beneficiarían más de la automatización.

Puede ser útil comenzar por determinar los desafíos más apremiantes del departamento en lugar de intercambiar ideas sobre la automatización de recursos humanos. Busque procesos que sean ineficientes y lentos. Estas áreas probablemente serán los casos de uso más rentables para los sistemas automatizados.

Por lo general, la automatización se aplica mejor en áreas como nómina, entrada de datos, incorporación y Adquisición de Talento. Estos son procesos donde los métodos manuales introducir un riesgo sustancialmente mayor de error o ineficiencia y suelen ser tediosos. Automatizarlos mejorará la eficiencia y la precisión y podría ayudar a mantener a los empleados comprometidos.

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Comunicar valor con liderazgo

Después de determinar las mejores aplicaciones para la automatización de recursos humanos, comunique este valor a las partes interesadas clave de la empresa. Sin el apoyo de los líderes de la empresa, es probable que sus esfuerzos de automatización terminen sin fondos suficientes o recortados antes de que tengan la oportunidad de mejorar las operaciones. Desarrolle un argumento para la automatización en torno al valor empresarial que puede aportar.

Por ejemplo, puedes automatice el ciclo de vida de su documento de acuerdo con las regulaciones gubernamentales pertinentes. Esta automatización garantizará que cumpla con las normas mientras libera a los trabajadores para que se concentren en otras tareas de mayor valor agregado. Para presentar esta idea a la gerencia, calcule cuánto tiempo dedica la oficina a la documentación manual, demostrando cuánto tiempo ahorraría la automatización.

Cuando se involucran las partes interesadas clave, pueden ayudar a dirigir el proceso de automatización. Es más probable que le asignen un presupuesto más razonable para lo que necesita y le brinden apoyo durante todo el viaje.

Informar y capacitar al personal con anticipación

Del mismo modo, después de analizar las ideas de automatización de recursos humanos y establecer un camino a seguir, informe a todo el personal afectado. Si bien es posible que otros empleados no tengan el poder de afectar su presupuesto o la aprobación del proyecto, merecen saberlo. La automatización puede incomodar al personal, por lo que es mejor informarles con anticipación para prepararse para el cambio.

Un estudio encontró que 50% de los empleados encuestados sentirse cauteloso o inseguro acerca de la perspectiva de la automatización. Gran parte de esto probablemente surge de un malentendido de que la automatización de recursos humanos disminuirá su valor como trabajadores. Aclarar desde el principio que el nuevo sistema mejorará su trabajo en lugar de reemplazarlos ayudará a mantener un lugar de trabajo positivo.

De la misma manera, es importante capacitar a los empleados cuyo trabajo cambiará con el nuevo sistema. Prepararlos con anticipación los ayudará a acostumbrarse más rápido a la automatización. Como resultado, es probable que el sistema automatizado genere un ROI positivo más rápido.

Comience poco a poco y expándase lentamente

Para aprovechar al máximo su solución de automatización de recursos humanos, comience poco a poco y amplíe lentamente desde allí.

Comience con el proceso que podría beneficiarse más de la automatización: idealmente, algo que actualmente sea ineficiente e involucre procesos fácilmente automatizados como la entrada de datos. Cuando encuentre la tarea que probablemente resulte en la mejora más significativa, automatice solo ese proceso. Mientras usa el nuevo sistema, supervíselo de cerca y registre cualquier problema que encuentre.

En el futuro, cuando desee automatizar otras tareas, puede utilizar su registro del primer proyecto como guía. Adoptar este enfoque más lento y cauteloso de la automatización lo ayudará a aprender la mejor manera de implementarlo.

Comprender las limitaciones

Finalmente, debe comprender lo que la automatización de recursos humanos no puede hacer. Antes de automatizar, revise sus procesos para determinar cuáles requieren un toque humano. La parte “humana” de los “recursos humanos” es, en última instancia, indispensable. Comprender dónde se queda corta la automatización puede ayudar a prevenir trampas desafortunadas.

La automatización de recursos humanos tiene un gran potencial

La automatización es una de las tendencias tecnológicas más disruptivas en todas las industrias en años. Estos sistemas pueden traer mejoras notables a los departamentos de recursos humanos, pero lograr esos beneficios requiere planificación e implementación cuidadosa. La automatización de recursos humanos no es una panacea, pero el enfoque correcto puede conducir a un éxito considerable.

Si su equipo desarrolla algunos automatización de recursos humanos ideas, recuerda seguir estos pasos. Este enfoque de automatización más lento, más cauteloso y centrado en el valor lo ayudará a aprovechar al máximo sus nuevos sistemas.

Sobre el Autor:
Emily Newton es la editora en jefe de revolucionadouna revista en línea que muestra cómo la tecnología está innovando en diferentes industrias.

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