Definición del alcance del proyecto – Directrices de gestión de proyectos

Banner Cómo definir el alcance del proyecto

Conocer el objetivo específico de un proyecto es esencial para su éxito, independientemente del tipo de proyecto, su industria particular o el método de gestión de proyectos que esté utilizando. La definición del alcance de un proyecto documenta el resultado final de un proyecto en particular y sus beneficios asociados, pero también describe las restricciones impuestas al proyecto y las suposiciones que se han hecho a lo largo del camino.

Todos los proyectos, desde proyectos globales multimillonarios en corporaciones internacionales hasta proyectos locales para pequeñas empresas, deben establecer y definir un alcance de proyecto específico, ya que sirve efectivamente como declaración de propósito de su proyecto. Si no puede establecer el objetivo general y el resultado deseado relativo de un proyecto, es posible que desee reconsiderar el esfuerzo hasta que pueda.

¿Por qué definir el alcance del proyecto?

Un alcance de proyecto bien definido es un recurso invaluable en la gestión de las expectativas del cliente y de las partes interesadas. Un proyecto con un alcance mal definido tiene muchas más probabilidades de fracasar y, como mínimo, sufrirá una serie de problemas como:

  • Lo que se entrega no es lo que el cliente deseaba o esperaba;
  • Continuamente se solicitan cambios a lo largo del proyecto;
  • Se requieren cambios importantes a mitad del proyecto;
  • La gestión del cambio se convierte en una tarea importante del proyecto;
  • El presupuesto se gasta en exceso;
  • El proyecto se completa tarde.

¿Qué se requiere en un documento de alcance?

Si planea usar un método PM como PRINCE2, APMP o PMP, es probable que esté planificando un documento de requisitos detallado antes de comenzar el proyecto. Pero, si está utilizando un método ágil, puede esperar que los requisitos se aclaren a medida que avanza el proyecto. En cualquier caso, una declaración de alcance ayudará a cristalizar el propósito del proyecto y establecerá sus supuestos y limitaciones.

Para cualquier tipo de proyecto, la definición del alcance de su proyecto podría muy bien cambiar (es casi seguro que lo hará), durante la vida del proyecto, pero cada cambio debe controlarse y gestionarse para evitar el “desplazamiento del alcance” donde los objetivos iniciales del proyecto están oscurecidos por las modificaciones en curso.

El alcance de un proyecto no tiene que estar en un formato particular; puede ser simplemente una lista de elementos necesarios para cumplir con el resumen del proyecto.

El documento puede contener más o menos detalles, según la duración y la complejidad del proyecto y si está adoptando un enfoque ágil para administrar el proyecto. En general, debe incluir lo siguiente:

  1. Justificación: Por qué se lleva a cabo el proyecto y cuáles son los beneficios comerciales que se esperan obtener.
  2. Descripción: En términos generales, ¿cuál será el resultado final del proyecto? Esto puede ser un producto tangible, un servicio o un nuevo proceso.
  3. Criterios de aceptación: los componentes clave del entregable final que se deben cumplir para que el proyecto sea aceptable para el cliente y otras partes interesadas.
  4. Restricciones: pueden ser restricciones tecnológicas, financieras o de tiempo que afectarán el resultado final.
  5. Supuestos: una declaración de todos los supuestos que se han hecho o se harán con respecto al entregable final del proyecto.
  6. Exclusiones: una declaración de lo que específicamente no se incluirá como parte del proyecto.

¿Qué debe y no debe incluirse en una declaración del alcance del proyecto?

Si no especifica y concreta cuál es el alcance del proyecto, los usuarios finales, los clientes o las partes interesadas hacen suposiciones. Es probable que estos jugadores tengan roles y perspectivas muy diferentes a los del equipo del proyecto, por lo que pueden sentir que están diciendo lo obvio cuando mencionan ciertos aspectos del proyecto. Por lo tanto, es vital que el alcance del proyecto se discuta completamente antes de que comience cualquier trabajo. Al discutirlo en detalle y en profundidad, es mucho más probable que tenga un alcance completo y completo definido.

Una buena manera de garantizar que las discusiones necesarias sean productivas es utilizar algunas de las técnicas utilizadas para recopilar requisitos comerciales, como: sesiones de lluvia de ideas, cuestionarios, entrevistas y grupos focales.

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