Desarrolla tus habilidades telefónicas para la oficina

Puede pensar que tener una excelente manera de hablar por teléfono es una reliquia obsoleta; después de todo, ¿no enviarán todos un correo electrónico si quieren algo? No necesariamente: si está en un campo de administración o servicio al cliente, hablar por teléfono aún puede ser parte de su realidad cotidiana. E incluso si no lo eres, una buena manera de hablar por teléfono nunca pasa de moda y puede agregar una apariencia de profesionalismo a tu imagen en cualquier trabajo que hagas.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo ser un jefe en el manejo de su viejo teléfono.

Tener un saludo formal.

A menos que sepa que es su compañero de trabajo Bob, o su cónyuge, o su jefe que le devuelve la llamada después de desconectarse, piense en una forma profesional de contestar las llamadas. Sea cortés e informativo: “Buenos días/tardes/noches. [Name of Company.] [Your name] discurso .” Si está sirviendo como operador, puede agregar algo como “¿Cómo puedo dirigir su llamada?” Puede parecer una tontería, pero es útil pensar en algunas variaciones y probarlas en voz alta para elegir la que resulte más natural.

Solo responda si está listo para hablar.

Eso significa responder con prontitud (no hacer que alguien espere 14 timbres), pero también asegurarse de no responder si tiene la boca llena de café o almuerzo o si hay una gran conmoción en su escritorio. Si alguien te llama, quiere que escuches lo que tiene que decir y respondas con claridad.

Toma excelentes mensajes.

Si contesta el teléfono por algo más que usted mismo, asegúrese de tomar buenos mensajes. Calcule con su jefe la información exacta que debe obtener de todos los que llamen. Nunca sea demasiado tímido para pedir aclaraciones ortográficas sobre un nombre o una dirección de correo electrónico, o para devolver la información del número de teléfono.

Deja excelentes mensajes.

Si llama a un contestador automático, hable despacio y con claridad. Proporcione su nombre e información de contacto al principio y de nuevo al final para que la persona que anota tus datos no tenga que volver a escucharlo todo para obtener tu número si se lo perdió al principio. Sea breve, pero no omita ningún detalle importante o relevante, como el motivo de su llamada. Deletrea cosas que crees que pueden estar confusas, especialmente por una mala recepción celular.

Encantar y desarmar.

La ira y la frustración pueden magnificarse por teléfono, especialmente cuando no puedes mostrar una expresión facial empática como la de alguien que está despotricando y delirando. Si estás en condiciones de tratar con clientes o clientes difíciles o indignados, tendrás que tranquilizarte con tus palabras. En primer lugar, hágale saber a la persona que está escuchando (“Escucho lo molesto que está y entiendo por qué”). Luego, hágale saber que intentará llegar a la raíz del problema y solucionarlo. Gritando de vuelta y poniéndote cortante o brusco no ayudará-por lo general, solo enfurecerá más a la persona que llama. La mayoría de la gente solo quiere ser escuchada.

Usa nombres.

Siempre que sea posible, incluya el nombre de la persona con la que está hablando. Dirigirse a alguien de esta manera hace que una conversación profesional se sienta más personal y menos remota. No tienes que sentirte distante solo porque no están juntos en la habitación. Y esto funciona en ambos sentidos: ¡asegúrate de identificarte siempre desde el principio con tu propio nombre completo!

Sea sincero y amable.

Tener buenos modales telefónicos no significa ser un farsante. Claro, debes estar alegre, enunciar claramente y hablar articuladamente, pero no adoptes una personalidad que no se parezca en nada a tu verdadero yo. Sé la mejor y más brillante versión profesional de ti mismo siendo lo más genuino y franco posible. Las personas pueden escuchar mucho lenguaje corporal a través del teléfono, y sonreír es la forma más clara de comunicar positividad.

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