Estas habilidades son vitales para los asistentes administrativos -The JobNetwork

Los asistentes administrativos son algunos de los profesionales más versátiles que existen. Desde manejar personalidades hasta mantener todo organizado y ejecutar operaciones de oficina, es un trabajo que requiere muchas habilidades diferentes en un momento dado. Si está pensando en convertirse en asistente administrativo para la próxima fase de su carrera, veamos algunas de las habilidades más importantes que necesitará para tener éxito.

Habilidades Duras

En primer lugar, debe asegurarse de que sus habilidades duras estén en orden para un trabajo como asistente administrativo. ¿Qué son las habilidades duras? Son las habilidades que requieren habilidad técnica o específica. Estos son fáciles de enumerar porque puede usar puntos muy específicos. Por ejemplo:

  • Experto en Microsoft Excel
  • Experiencia en codificación HTML
  • Escribir 100 palabras por minuto

Las habilidades duras son las habilidades que puede cuantificar y mostrar fácilmente (a diferencia de las habilidades “blandas”, que a menudo son más subjetivas y necesitan ejemplos o aclaraciones más específicos). No es necesario un contexto adicional para mostrar que puede usar un tipo particular de software de contabilidad; simplemente enumerar el software o la aplicación transmite su habilidad al lector. Y la buena noticia es que las habilidades duras son más fáciles de desarrollar, si desea aumentar su currículum. Puede tomar cursos en línea sobre cómo hacer magia compleja con hojas de cálculo de Excel, o encontrar tutoriales sobre HTML y otros lenguajes de codificación. Independientemente de lo que desee aprender, seguramente existe una oportunidad para aumentar su currículum.

Habilidades tecnológicas

Los asistentes administrativos deben ser bastante expertos en tecnología en el mundo actual. No es suficiente estar familiarizado con el uso de computadoras en general. Su jefe puede depender de usted para ser un ninja técnico en áreas en las que él o ella no lo son. Un asistente administrativo debe tener un buen conocimiento del software o las aplicaciones en estas áreas:

  • Correo electrónico. Microsoft Outlook es el más común, pero muchas empresas recurren a Gmail y Slack para administrar el correo electrónico entre oficinas.
  • Mantenimiento de un calendario. Nuevamente, el calendario de Outlook es el estándar de oro, pero debería poder programar reuniones, crear invitaciones y administrar calendarios. Y con un enfoque cada vez mayor en el lugar de trabajo para conectar a las personas de forma remota a través de la tecnología, los programas como WebEx o GoToMeeting lo ayudan a configurar videoconferencias.
  • Procesamiento de textos. Microsoft Word y Google Docs son los más comunes, pero debe tener experiencia en el uso de programas de creación de documentos para crear diferentes tipos de documentos con formato (como correspondencia o informes).
  • Presentaciones. Ya sea que vaya a hacer presentaciones o que las hagan las personas a las que apoya, lo más probable es que se espere que organice la información en presentaciones o que las cree desde cero. Los programas como Microsoft PowerPoint tienen herramientas y plantillas integradas para crear presentaciones sencillas, pero si desea llevar sus habilidades al siguiente nivel, también puede aprender atajos y diseñar elementos para crear presentaciones que se destaquen más.
  • Bases de datos/sistemas de archivo digitales. Parte del trabajo de casi todos los asistentes administrativos es mantener archivos ordenados, ya sean copias impresas antiguas o registros digitales.
  • Edición digital. Muchos asistentes administrativos tienen la tarea de crear o editar manuales, boletines, invitaciones, materiales de marketing u otros materiales para consumo público o dentro de la empresa. Tener experiencia en programas como Adobe Acrobat o Photoshop puede hacerte aún más valioso y agregar algo de credibilidad de diseñador a tu currículum.
  • Productividad/gestión de proyectos. Desde sistemas de gestión de proyectos como JIRA hasta herramientas de organización personal como Asana, la experiencia en el uso de software de productividad puede ser esencial para planificar, ejecutar y organizar proyectos.

Habilidades de apoyo administrativo

Las habilidades de apoyo administrativo también son habilidades duras que ayudan a un administrador a apoyar a su equipo. Estos pueden incluir:

  • Contestar teléfonos multilínea y enrutar llamadas
  • Envío de documentos por fax
  • Procesamiento de hojas de tiempo
  • Transcripción de contenido
  • Contabilidad o facturación (usando programas como QuickBooks)
  • Escribir con velocidad y precisión

Habilidades blandas

Las habilidades blandas son las habilidades que no se cuantifican tan fácilmente. Si desea demostrar que es bueno en el análisis de datos, puede enumerar habilidades específicas de Excel. Si quieres demostrar que eres organizado o que eres un buen solucionador de problemas, es un poco más difícil. Estas son las habilidades blandas más esenciales que necesitará como administrador.

Habilidades de comunicación

Comunicarse bien en persona y por escrito es un elemento clave del trabajo del asistente administrativo. Es un rol de servicio, lo que significa que debe poder hablar, enviar correos electrónicos o comunicarse de otra manera en nombre y/o su jefe. La coordinación es una gran parte del trabajo, por lo que significa no solo llevarse bien con todos (o fingir si no puede reunir un “me gusta” genuino o entusiasmo al tratar con alguien), sino también asegurarse de que todos tengan la información que necesitan. necesitar. La comunicación clara y eficiente, completa con buena gramática, es esencial.

Ejemplos de habilidades de comunicación:

  • Redacción, edición y envío de correspondencia.
  • Responder llamadas telefónicas y recibir mensajes
  • Responder de manera clara y eficiente a los correos electrónicos
  • Tomar notas y enviar solicitudes de seguimiento/resúmenes según sea necesario
  • Responder preguntas o explicar procesos
  • Hablar en público o presentar
  • Escribir correos electrónicos limpios, gramaticalmente correctos (¡y siempre apropiados para el negocio!)

Habilidades de las personas

Apoyar a un jefe (oa un equipo de jefes) puede ser un desafío. A menudo significa negociar diferentes personalidades y asegurarse de que todos tengan lo que necesitan. Como administrador, puede estar interactuando con todo tipo de personas diferentes (otros empleados, ejecutivos, el público), por lo que un comportamiento tranquilo y amistoso es un activo útil. Y si su trabajo incluye el manejo de información delicada o confidencial, deberá ser cuidadoso acerca de cómo comunicar esa información.

Ejemplos de habilidades sociales:

  • Servicio al Cliente
  • Gestión de las relaciones con los clientes
  • Escribir correos electrónicos u otra correspondencia con toda la audiencia en mente

Habilidades de manejo del tiempo

Como administrador, es probable que sea responsable del tiempo de otras personas tanto como del suyo propio, por lo que poder coordinar horarios, establecer recordatorios y asegurarse de que las cosas se mantengan en orden es una parte crucial del trabajo.

Ejemplos de habilidades de gestión del tiempo:

  • Establecer plazos
  • Cumplimiento de plazos
  • Gestión de calendarios (potencialmente varios)
  • Coordinar los tiempos de reunión entre grupos grandes.
  • Envío de recordatorios a las partes interesadas para mantener proyectos o tareas a tiempo

Habilidades organizativas

Los asistentes administrativos generalmente son responsables no solo de mantenerse organizados, sino también de quienes los rodean. El escritorio del administrador debe ser un tranquilo oasis de orden, incluso cuando todo lo demás es caótico. Estas habilidades son esenciales, pero también se pueden desarrollar, con cuidado y atención tanto a las tareas en cuestión como al panorama general de lo que se debe hacer.

Ejemplos de habilidades organizativas:

  • Atención a los detalles
  • Facturación/contabilidad
  • Gestión de calendarios y citas
  • Prepararse para las reuniones, incluida la organización del espacio, la tecnología o la logística.
  • Presentación
  • Haciendo inventario
  • multitarea
  • Hacer arreglos de viaje
  • Coordinación y planificación de eventos.
  • Priorización de tareas y proyectos.

Habilidades para resolver problemas

Los administradores también son reparadores. Eso puede significar ayudar a su jefe a solucionar problemas o ayudar a resolver problemas en la oficina para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Ser capaz de pensar con calma y críticamente sobre cómo abordar una situación (incluso cuando las cosas están abrumadoramente ocupadas o van mal) es un conjunto de habilidades muy valorado por casi todos los empleadores, sin importar la industria.

Ejemplos de habilidades para resolver problemas:

  • Capacitar y supervisar a otros
  • Gestionar las relaciones con los empleados
  • Proporcionar ayuda técnica
  • Servir como persona de contacto para preguntas u orientación.
  • Organizar las personas y los recursos necesarios para resolver un problema y ayudar a coordinar las acciones de seguimiento
  • Elaborar un plan de acción para resolver los problemas.

Como puede ver, los asistentes administrativos necesitan una gama bastante amplia de habilidades en su trabajo diario. Si se enfoca en desarrollar sus habilidades en estas áreas clave (o en enfatizar las habilidades que ya tiene), estará en excelente forma para su carrera como administrador.

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