Habilidades de escritura comercial: cómo mejorar la ‘legibilidad’

Cómo mejorar el banner de legibilidad

Para ser efectivos, los documentos comerciales deben ser legibles. Hay muchos factores que afectan la legibilidad: diseño, relevancia, estructura, etc. Aquí, Philip Moon de ProSeminar echa un vistazo a las estadísticas de “legibilidad” de MS Word y los principios que los escritores pueden aplicar para crear oraciones y párrafos que sean fluidos y fáciles de entender. .

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La ‘legibilidad’ es la medida de lo fácil que es leer un documento. Como sabrá, MS Word proporciona estadísticas de legibilidad como parte de su función de revisión ortográfica y gramatical. Si no ha activado esta función (y creo que mucha gente no lo ha hecho), le animo a usted y a sus colegas a que lo hagan.

Una de las medidas clave de legibilidad de Microsoft es la puntuación de nivel de grado de Flesch-Kincaid. Supuestamente, cuanto más alta es esta puntuación, más difícil es leer un pasaje. Y lo que produce una puntuación alta es una sucesión de palabras largas en frases largas. Sin embargo, la escritura clara y fluida implica no solo evitar oraciones largas, sino también redactar párrafos que combinen oraciones de diferentes longitudes. Algunos de estos pueden ser cortos (de cinco a 12 palabras), algunos pueden ser de extensión media (13-25 palabras) y algunos pueden ser más largos, hasta (digamos) un máximo de 40 palabras.

Por lo tanto, los escritores deben poder editar y acortar sus oraciones cuando sea necesario. A veces se trata de detectar y borrar palabras superfluas. A veces se trata de eliminar una conjunción y crear dos o más oraciones nuevas. A veces se trata de identificar un giro de frase alternativo. Sin embargo, en aras de la fluidez, un escritor también puede necesitar alargar algunas oraciones, creando oraciones compuestas y complejas para reemplazar una sucesión de oraciones cortas que, de lo contrario, producirían un efecto de ‘staccato’.

Los párrafos rara vez deben tener más de seis oraciones, pero una sucesión de párrafos cortos de una o dos oraciones también es inapropiada. Cuando las oraciones sean más largas, los párrafos deben ser más cortos. Sobre todo, los escritores deben evitar tener palabras largas, en oraciones largas, en párrafos largos.

La legibilidad también se ve favorecida por una buena puntuación. Este es particularmente el caso con oraciones más largas. Aquí es útil usar comas para separar las cláusulas principales y subordinadas o usar corchetes, guiones u otros dispositivos para indicar que algo es un aparte o no es esencial para la comprensión de la oración.

Estos temas (legibilidad, estructura de oraciones y párrafos, puntuación y habilidades de edición) son ingredientes clave en el Taller de Habilidades de Escritura Comercial de ProSeminar. Este taller intensivo e interactivo de un día también cubre otros temas centrales como la relevancia, la estructura, el diseño y la revisión. (ProSeminar también ofrece un taller de redacción de informes y propuestas de un día).

Vea también ProSeminar’s Serie de los mejores consejos que incluye artículos como ‘Corrección de pruebas’, ‘Qué hace un buen informe’ y ‘Administrar información y hacerla significativa’.

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