Los asistentes de administración de software y aplicaciones deben dominar

Los asistentes administrativos tienen muchas tareas para manejar en un día determinado, y las habilidades tecnológicas sólidas son imprescindibles. Desde elementos esenciales del día a día como Microsoft Office hasta ayudantes como aplicaciones de productividad y organización, deberá estar al tanto de las tendencias actuales de software y tecnología para ser efectivo en su posición. Y si necesita desarrollar (o actualizar) estas habilidades, casi todos los siguientes tienen videos, cursos y guías de uso gratuitos en línea para ayudarlo a lograr habilidades administrativas de nivel ninja.

Software de programación

Ser un asistente administrativo a menudo implica mantener un calendario en vivo para su jefe (y tal vez también para otros), por lo que esta es una habilidad tecnológica básica que debe tener. La mayoría de las empresas utilizan Microsoft Outlook para sincronizar y mantener los calendarios de los empleados y los espacios de reunión, por lo que este es el más importante que debe tener en su haber: conózcalo por dentro y por fuera. Pero muchas empresas recurren cada vez más a aplicaciones gratuitas como calendario de Google también.

Aplicaciones y software de correo electrónico

Microsoft Outlook es el estándar de oro para las necesidades de correo electrónico de muchas empresas, por lo que este es el sistema de correo electrónico central que debe conocer muy bien. Gmail, al igual que otras ofertas de oficina de Google, ha surgido como la siguiente en la línea debido a su flexibilidad, funciones de chat y conexión con otras aplicaciones de Google para oficinas. Y si quiere estar más actualizado, el nuevo advenedizo en comunicación de oficina es Flojo combina la facilidad del correo electrónico con opciones de chat en tiempo real. Muchas empresas están utilizando esta aplicación para complementar el correo electrónico de la oficina, o incluso reemplazarlo por completo.

Hoja de cálculo

Es probable que necesite crear hojas de cálculo, ya sea para realizar un seguimiento de la información o crear y analizar informes. Microsoft Excel es, ¡sorpresa!, el software de hoja de cálculo predeterminado, y una vez que tenga esas habilidades, se aplican a Hojas de cálculo de Google también. Habilidades adicionales de hojas de cálculo que siempre serán útiles: tablas dinamicas y búsquedas-v.

Software de presentación

Ya sea que esté presentando o ayudando a crear/editar las presentaciones de otra persona, Microsoft PowerPoint y LinkedIn SlideShare son los programas con los que querrá estar familiarizado.

Software de diseño y publicación digital

Como asistente administrativo, puede ser responsable de crear, editar o distribuir contenido como boletines, volantes, invitaciones, etc., por lo que es una buena idea familiarizarse con el software común de diseño, publicación y edición. Adobe tiene el mercado acaparado aquí: su software Acrobat crea y edita archivos PDF, mientras que Photoshop le permite editar imágenes. Y si es probable que su trabajo incluya contenido de video, debe familiarizarse con Adobe Premiere o Apple iMovie.

Software de creación de documentos

Tradicionalmente conocido como software de procesamiento de textos, estas aplicaciones le permiten crear y editar documentos con mucho texto. Microsoft Word es, con diferencia, el programa más utilizado, pero Documentos de Google tiene un facsímil cercano.

Aplicaciones de productividad

Además de mantener a su jefe organizado y productivo, también deberá mantener sus propias cosas organizadas. Aplicaciones de productividad personal como ásana (que se puede utilizar para realizar un seguimiento de su propia lista de tareas pendientes o proyectos de grupo), Evernote (que le permite tomar notas y mantener una lista de tareas anotadas), y buzón (que le permite acceder a sus archivos desde cualquier lugar o compartir archivos con los miembros del equipo) todo ayuda a facilitar su vida laboral. Y todos ellos se pueden usar como habilidades tecnológicas en su currículum.

Gran parte de nuestro trabajo es digital en estos días. Si bien las habilidades administrativas clásicas, como las habilidades interpersonales, la comunicación verbal y escrita y la organización general, nunca pasarán de moda, cuanto más crédito tecnológico pueda agregar aprendiendo y dominando estos programas, lo hará aún más comercial.

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