Ordene su bandeja de entrada en 5 sencillos pasos

¿Tu bandeja de entrada está atascada con correos electrónicos que simplemente no puedes responder? Lo haré mañana, Crees. Y de nuevo al día siguiente. Y otra vez. Hasta que se aloja de forma segura en la pantalla “anterior” y todo lo que queda es el molesto sentimiento de culpa de que no hiciste algo que se suponía que debías hacer. ¿Suena familiar?

Puede que no sea todo culpa tuya. Muchos correos electrónicos en estos días son demasiado largos y poco claros. Son más difíciles de responder porque no hay información clara o pregunta identificable. Pero eso es problema de otra persona, Crees. ¿Correcto? Especie de.

¿Qué pasaría si todos empezáramos a prestar más atención a hacer que nuestros correos electrónicos sean más breves, claros y concisos? Piense en ello como la revolución del correo electrónico. Y parte de esa revolución implica seguir estos 5 pasos para ordenar su bandeja de entrada.

1. Córtalo por la mitad

Piensa antes de escribir. ¿Cuál es su recuento general de palabras esperado para esta correspondencia en particular? 250 palabras? Escríbalo, luego vea si puede cortarlo por la mitad, eliminando palabras innecesarias, equívocos y detalles superfluos. Sigue practicando esto y eventualmente podrás reducirlo a la mitad. antes de empiezas a escribir y te ahorras el paso de edición.

2. Piensa en 5 oraciones o falla

Esto no funcionará en todas las situaciones, obviamente. La discreción aquí es clave. Pero, siempre que sea posible, intente desafiarse a sí mismo para enviar correos electrónicos de 5 oraciones, como máximo.

3. Pirámide

Los periodistas suelen utilizar la técnica de la pirámide cuando escriben noticias. Ponga la información más importante al principio, luego las bromas y otros artículos diversos en orden decreciente de importancia a lo largo de la página. De esa manera el lector sabe inmediatamente de qué se trata este correo electrónico y qué necesita de ellos.

4. No seas perezoso

No piense en correos electrónicos más cortos como una excusa para holgazanear. Estamos hablando de correos electrónicos mejores y más nítidos, no solo respuestas de una sola línea a medias que solo frustrarán a sus colegas y a su jefe. Trate de ver si puede resolver el problema, terminar el proyecto y hacer que la cadena de correo electrónico se detenga en su escritorio con un poco de pensamiento cuidadoso.

5. La claridad es clave

Una de las mejores partes de esta nueva filosofía de correo electrónico es que lo alentará a pedir lo que necesita y desea, de manera clara, y sin hacer apuestas ni rodeos y preguntas. Facilite que las personas lo ayuden, o digan que sí a su propuesta, o simplemente se comuniquen con usted en el curso de los negocios. Todos ustedes estarán mejor.

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