Rasgos de un gran guardián del asistente administrativo

Así que eres administrador o asistente ejecutivo y quieres ser uno excelente. Sin embargo, si no eres un guardián de nivel ninja, nunca alcanzarás tu objetivo. Los grandes guardianes son expertos en la gestión del flujo. Se preocupan más por filtrar el ruido que por bloquear a las personas, y lo hacen todo para asegurarse de que sus jefes reciban toda la información y la comunicación necesarias sin dejar de tener mucho tiempo para cumplir con sus cargas de trabajo.

Para ser el mejor guardián que pueda ser, asegúrese de estar haciendo las siguientes cosas clave.

Usted mira y actúa la parte.

Para ser un verdadero guardián de rockstar, primero debes ser un asistente de rockstar. Debe hacer todas las partes de su trabajo de manera competente, tranquila y eficiente. Debe ser un comunicador A+ tanto verbalmente como por correo electrónico. Sé agradable pero firme. Viste la parte. Autoridad de mando sin ir a un viaje de poder. Tienes que ser capaz de administrar sin problemas tu tiempo y el de tu jefe lidiando con las distracciones. Ser el mejor implica conocer tu trabajo, el trabajo de tu jefe y tu industria por dentro y por fuera.

Usted exige respeto.

Probablemente sea un hecho que se espera que su jefe reciba un cierto grado de respeto, pero usted también tiene algo de respeto por usted. Si alguien no es debidamente respetuoso con el tiempo de su jefe y su tiempo, entonces es apropiado que le niegue el acceso hasta que ambos comiencen a recibir la consideración que ambos merecen. Si las personas son groseras y desdeñosas contigo y tu posición, cualquier buen jefe estaría bien si les niegas el acceso, especialmente si quieren un favor.

Lees la mente.

Leer la mente puede parecer un truco de magia, pero en realidad es una habilidad alcanzable cuando se trata de vigilancia. Básicamente implica averiguar qué busca cualquier persona que intente programar una llamada telefónica o una reunión con su jefe. ¿Cuál es su motivo? ¿Qué necesitan discutir? ¿Es algo que realmente requiere una reunión o el tiempo de tu jefe? Si no es así, y puede conseguirles lo que quieren o necesitan a través de otros canales, limitará la tensión en el cerebro y el horario de su jefe. Cuanto más tiempo dedique a su trabajo, mejor será para olfatear lo que la gente realmente quiere cuando le pidan unos minutos del tiempo de su jefe. Una vez que reconozca los patrones, puede preguntar directamente: “¿Lo que realmente quiere es sensible al tiempo? Dime por qué, pero si no, tendré que programarte cuando mi jefe no esté en un momento crítico”.

Usas discreción.

De acuerdo a un encuesta realizada por StaplesLos asistentes administrativos son los miembros más confiables de cualquier oficina. Manténgase siempre entre los confiables manteniendo la cabeza en alto mientras navega por la política de la oficina sin empantanarse con chismes o distracciones. Sea cómodo y claro al manejar información confidencial. Ser confiable. Ser una bóveda. Cultivar y ejercer un buen juicio intachable.

Estableces un sistema con tu jefe.

Tú y tu jefe deben funcionar como un dúo dinámico para que la vida laboral de ambos sea más fluida. Tal vez ustedes dos puedan desarrollar una señal secreta que ella les pueda dar cuando alguien está monopolizando su tiempo. O tal vez pueda codificar por colores su calendario en línea: las reuniones rojas son cruciales y las reuniones amarillas no son sensibles al tiempo y se pueden reprogramar según sea necesario. Trabajen juntos para convertirse en su guardián ideal: evitar lo innecesario y dejar entrar lo crucial.

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