Reglas de etiqueta de correo electrónico

Ya no escuchamos mucho sobre la etiqueta en línea. Con la explosión de Internet y su creciente integración en más o menos todos los aspectos de nuestras vidas, nos hemos acostumbrado tanto a navegar por la esfera digital que probablemente sentimos que no podemos equivocarnos.

Tal vez sea así, pero este nivel de exposición y uso también significa que no tenemos excusas. Particularmente cuando se trata de correo electrónico, pasamos tanto tiempo enviándolos y recibiéndolos que realmente deberíamos saber lo que se debe y no se debe hacer a estas alturas. Sin duda, ha estado en el extremo receptor de un mensaje que le ha hecho preguntarse cómo es posible que el remitente haya producido tal monstruosidad. Pero, ¿existe la posibilidad de que alguien te esté acusando de lo mismo?

Seguramente un pequeño repaso no puede hacer daño. Aunque a veces es un caso de gusto u opinión personal, estas son las 10 reglas clave para enviar un buen correo electrónico de acuerdo con findcourses.co.uk.

1. Escriba una línea de asunto directa y significativa.

La gente tiene períodos de atención cortos en estos días. Lo más probable es que el profesional promedio escanee la línea de asunto de un correo electrónico y la use para decidir qué tan importante es el mensaje y si requiere una respuesta inmediata. Debe facilitarles esta decisión escribiendo una línea de asunto breve y directa que indique claramente el asunto del correo electrónico. No entierre la iniciativa al final de una oración innecesariamente larga que ni siquiera podrá leer mientras el correo electrónico se acumula en su bandeja de entrada junto con otros 50. Corto y dulce es el camino a seguir.

2. Cíñete a una fuente.

Esta es una buena etiqueta de red en general, pero tal vez particularmente en el caso de los correos electrónicos. Mezclar fuentes y colores hace que sean difíciles de leer, además de darles una sensación claramente poco profesional. Si está copiando y pegando números, enlaces o texto de otros lugares, tómese el tiempo adicional para formatear el material copiado para que coincida con el resto del mensaje. Apenas toma tiempo y hará un mundo de diferencia.

3. Haga un uso sensato del espacio.

No hay nada menos atractivo que un bloque sólido de texto que parece una imitación de una pieza de flujo de conciencia de James Joyce. Debe hacer que su mensaje sea aceptable para la persona a la que le está escribiendo, y una gran parte de esto consiste en espaciar el texto, con párrafos y listas de viñetas, si es necesario, para que sea fácil de leer y no asuste. el recipiente. Una buena idea también puede ser vincular palabras o frases sueltas en lugar de pegar enlaces largos y poco atractivos que ocupan mucho espacio.
Tenga en cuenta que no hay mucho que pueda escribir en un correo electrónico. Independientemente del espacio, si el ensayo se está alargando, probablemente necesite organizar una reunión con esa persona.

4. Solo cc personas cuando sea necesario.

Puede pensar que le está haciendo un favor a la gente al mantenerlos informados sobre cosas en las que tal vez no están directamente involucrados, pero que aún les afectan en cierta medida. En algunos casos esto es cierto, en otros es solo spam. No pida constantemente CC a su jefe oa sus colegas solo porque sí: si se le ha encomendado la responsabilidad de encargarse de algo, entonces hágalo y solo involucre a su jefe y a los demás cuando la tarea esté completa. No les importan los 25 correos electrónicos de ida y vuelta que necesita enviar y recibir para llegar allí, les importa el resultado.

5. Sepa cuándo responder y cuándo responder a todos.

Responder envía una respuesta exclusivamente al remitente, Responder a todos responderá al remitente, así como a todos los que recibieron Cc en el mensaje original. Recomendamos aplicar la misma lógica que la que describimos en el punto 4: ¿quién puede ver tu respuesta?
La complicación adicional aquí es que debe pensar si hay alguien que vea absolutamente su respuesta y asegurarse de no mantenerlo en el hilo por error. Es un territorio peligroso cuando no estás produciendo el mensaje desde cero, así que ten cuidado.

6. No inicies nuevas conversaciones en hilos antiguos.

Esto está relacionado con el punto 1: desea que la persona que recibe el correo electrónico conozca el área o el tema del que trata su mensaje. Aunque puede ser tentador abrir un hilo existente donde existe, esto naturalmente hará que el receptor piense que estás enviando nueva información sobre el tema que está en la línea de asunto. Si este no es el caso, comience de nuevo y evite confundir o irritar a su destinatario.

7. No reenvíes hilos irrelevantes o poco profesionales.

Digamos que está enviando un correo electrónico a un colega sobre cómo manejar una situación con un cliente. La línea de asunto ya está allí, ahora tiene toda la información que necesita para acercarse al cliente, así que ¿por qué no reenviarlo directamente? Esto está bien si el preludio es necesario o útil para que el cliente lo vea, pero si ha estado quejándose o revelando información que no es adecuada para sus ojos, asegúrese de editar el hilo o, mejor aún, comience desde cero. Es como asegurarse de haber colgado antes de decir algo por teléfono que el encuestado no debería escuchar.

8. Mantenga las fotografías y las firmas en un tamaño razonable.

Las imágenes y los gráficos pequeños en las firmas pueden resultar atractivos, pero no es necesario que ocupen todo el correo electrónico. Además de hacer que los correos electrónicos sean más grandes, pueden distraer y afectar el formato general de una manera que hace que el texto real sea difícil de seguir. Si pega una captura de pantalla, asegúrese de cambiar su tamaño primero para que encaje bien en el cuerpo del correo electrónico, eliminando cualquier elemento innecesario. Lo mismo ocurre con la firma: intente crear diferentes versiones para diferentes destinatarios en lugar de poner sus íconos de redes sociales y los logotipos de los clientes con los que ha trabajado en una sola firma monstruosa.
Tenga en cuenta que demasiadas imágenes pueden hacer que su correo electrónico se marque como correo no deseado, mientras que cualquier destinatario que vea la versión de texto sin formato probablemente no verá las imágenes en absoluto.

9. No olvides el archivo adjunto.

Si dice que está adjuntando un archivo, ¡recuerde adjuntarlo! No hay nada tan vergonzoso como tener que responder a un “Gracias John, pero parece que falta el archivo adjunto”.

Correcto…

10. Revisar, revisar, revisar.

Se aplica a los documentos profesionales y no es diferente a las comunicaciones profesionales. La mala ortografía y gramática dan la impresión de que no consideras el correo electrónico (y por extensión al destinatario) lo suficientemente importante como para dedicar unos minutos a leerlo. La mayoría de los programas de correo electrónico incluso tienen correctores ortográficos incorporados, por lo que realmente no hay excusa.
¡Y no olvides el nombre de la persona! Te sorprendería la facilidad con la que tu cerebro sustituye a Carina por Catriona sin que te des cuenta.

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