Uso de un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos

Cómo administrar el cronograma de un proyecto con un diagrama de Gantt

Cómo administrar el cronograma de un proyecto con un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una de las muchas herramientas disponibles para los gerentes de proyecto y ha estado en uso (en su forma actual) durante décadas. Es una forma sencilla de mostrar y monitorear las tareas del proyecto, sus interdependencias, sus plazos, los cambios en las tareas y los hitos importantes. Hay muchas herramientas más sofisticadas disponibles para un gerente de proyecto, pero esta herramienta básica es la oportunidad perfecta para familiarizarse con las técnicas y habilidades necesarias para administrar el cronograma de un proyecto sin empantanarse en la funcionalidad de una herramienta de software más compleja, que puede agregue poco al conjunto de habilidades fundamentales de un gerente de proyecto.

Hacer el mejor uso de cualquier herramienta requiere una buena comprensión de las técnicas de gestión de proyectos y, a menudo, es mejor aprenderlas usando herramientas simples para que pueda aplicar las técnicas de manera efectiva.

Uso de un diagrama de Gantt para planificar y controlar proyectos

Con un diagrama de Gantt, puede trazar todas las tareas de su proyecto de manera visual y usar su diagrama para determinar qué tareas se pueden realizar mejor al mismo tiempo y cuáles dependen de que otras tareas se completen primero. Esta es una parte esencial de la planificación del proyecto para aprovechar al máximo el tiempo disponible y los recursos disponibles. Rara vez hay un plan perfecto sin tiempo de inactividad entre tareas, pero con un diagrama de Gantt puede obtener los beneficios de la gestión de proyectos y minimizar ese tiempo de inactividad. La forma en que se construye el gráfico también simplifica la demostración a la alta gerencia cómo usted, como gerente de proyecto, está aprovechando al máximo los recursos disponibles. Esta herramienta ha perdurado en el mundo de PM durante tanto tiempo porque es relativamente simple de usar, lo ayuda a equilibrar los elementos clásicos de alcance, costo y tiempo del proyecto, tanto al inicio como a medida que ocurren cambios a lo largo de la vida del proyecto, y comunica todo eso claramente a las partes interesadas y a los miembros del equipo.

Puede crear un diagrama de Gantt en MS/Excel o en herramientas de software con esa capacidad como MS/Project o Liquid Planner y en línea con herramientas como TeamGantt. Para crear su primer borrador de un diagrama de Gantt, simplemente siga estos pasos:

  • Establecer la fecha de inicio del proyecto
  • Si hay una fecha de finalización fija, agréguela al gráfico
  • Agregar tareas de proyectos individuales
  • Agregue estimaciones precisas para cada tarea, recordando que a menudo los proyectos fracasan debido a estimaciones deficientes en la fase de planificación
  • Asignar personas a las tareas.
  • Determinar qué tareas se pueden realizar en paralelo (es decir, que no dependen de ninguna otra tarea)
  • Determine qué tareas tienen dependencias con otras tareas y vincule sus fechas de finalización/inicio
  • Agregar fechas de inicio y finalización a las tareas
  • Agregue marcadores visuales para mostrar hitos importantes
  • Agregue una representación visual para mostrar las tareas completadas y atrasadas

Ahora tendrá un cronograma básico del proyecto que muestra el marco de tiempo inicial en el que puede esperar completarlo. Sin embargo, los proyectos rara vez se apegan a su plan inicial, por lo que se producirán cambios, pero si se muestran todas las dependencias y las estimaciones son lo más precisas posible, será fácil actualizar el gráfico sin afectar la base de su cronograma.

La ventaja de usar software en lugar de una simple hoja de cálculo para administrar su proyecto es que las actualizaciones serán más fáciles de administrar y controlar.

El problema de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son una herramienta de PM ideal cuando un proyecto no es demasiado complejo, son rápidos y fáciles de armar y actualizar. Pero si tiene un proyecto con una gran cantidad de tareas, un gran equipo o equipos y múltiples dependencias, algunos de los beneficios de usar un gráfico, en particular la representación visual clara del cronograma y su estado, dejan de ser ventajas. De manera similar, en proyectos donde la prioridad de las tareas individuales es particularmente importante para una entrega exitosa, un diagrama de Gantt no ayuda a manejar y administrar las prioridades de las tareas ni muestra su importancia relativa para el proyecto y entre sí.

Sin embargo, incluso en proyectos muy complejos, se puede usar un diagrama de Gantt, pero solo puede ser efectivo si se usa para mostrar actividades de alto nivel con las tareas detalladas y las dependencias programadas y controladas en una herramienta diferente, como un diagrama PERT. de lo contrario se pierden sus beneficios.

Los diagramas de Gantt y el conocimiento de Microsoft Excel están íntimamente relacionados. Cuando la complejidad de un proyecto se extienda más allá de las posibilidades de un diagrama de Gantt, busque un curso avanzado de Excel para desarrollar sus habilidades a nuevas posibilidades.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.